Secrétaire polyvalent / polyvalente

La Fondation recrute un(e) :

Secrétaire Polyvalent(e) H/F en HAD
Horaires flexibles : 10h - 14h00 : direction des soins /14h30 - 17h30 : accueil LVL
CDI - Temps plein
Poste basé à Levallois-Perret (92)


Rattaché (e) hiérarchiquement à la Directrice des soins adjointe, en lien fonctionnelle avec la Direction de la Stratégie, des Affaires Médicales et Générales, vous aurez à exercer deux missions principales suivantes :

Pour la Direction des soins :
Assurer une coordination administrative des différents projets et groupes de travail en lien avec la Directrice des
Soins adjoints et Assister les Présidents des instances (CLIN, CLUD, CSIRMT, CLAN, .).
Vos activités seront :

- Suivre le projet EHPAD de nuit : veiller à ce que le projet soit respecté, procéder à l'envoi des extractions mensuelles, s'assurer des visites mensuelles dans les différents établissements, aide à l'établissement des bilans annuels, participation aux réunions
- Participer à l'organisation des différentes réunions/ groupes de travail et coordination animés par la Directrice des soins adjointe : (planification, comptes rendus, suivi, .)
- Élaborer et diffuser les comptes-rendus de certaines instances : (CLIN, CLUD, CLAN, CSIRMT, .)
- Contribuer à l'établissement des rapports d'activités des groupes experts : (stomathérapeutes, équipe opérationnelle d'hygiène (EOH, IPA, PCS, .)
- Assurer une veille documentaire : en collectant, triant et en partageant la documentation en lien avec l'activité de la Direction des soins à destination de l'encadrement

Pour la Direction de la Stratégie, des Affaires Médicales et Générales (accueil) :
Assurer la gestion d'accueil et du standard téléphonique du siège et gestion des stationnements
Des véhicules de fonction
Vos activités seront :
- La prise en charge de l'accueil des visiteurs : Gérer l'accès des visiteurs, les accueillir, les renseigner et les orienter, Être garant d'un espace d'accueil soigné et harmonieux Tenir un registre des visites
- La gestion du standard téléphonique : Réceptionner les appels téléphoniques et mettre en communication l'interlocuteur avec la personne demandée, Prendre des messages et les transmettre par mail aux personnes concernées
- La Gestion du courrier : Réceptionner le courrier interne et le distribuer entre les différentes directions/sites, Trier et affranchir le courrier sortant, Navettes : tri et dispatching Saisir les recommandés sur le registre Réceptionner et dispatcher les colis
- Aide en lien avec la flotte automobile :
Contraventions : Traitement des désignations GAC et papi Forfait Post Stationnement (FPS) : Envoi des FPS aux collaborateurs par mail avec accusé de réception, Enregistrement dans le tableau de suivi
- Aide ponctuelle apportée à la demande des directions du siège pour différents petits travaux (reprographie, événements internes .)