informations générales
Plozévet
Au sein des services Résidence La Trinité accueillant 60 résidents et SSIAD (Service de Soins Infirmiers A Domicile) du Centre Intercommunal d'Action Sociale (CIAS) du Haut Pays Bigouden, vous interviendrez comme chargé(e) d'accueil et de secrétariat. Vos missions seront les suivantes :
Relations avec le public et les résidents:
- Assurer la prise en charge des appels téléphoniques Résidence et SSIAD (réception, orientation, information) interne et externe, des rendez-vous, de la gestion des plannings, transmettre les messages.
- Accueillir physiquement les résidents ou leur entourage, ou tout autre personne, les renseigner et les orienter.
- Accueillir les nouveaux résidents, faire les états des lieux d'entrée et de sortie, faire signer les différents documents d'entrée dans la résidence (contrat de séjour, Droit à l'image, distribution des médicaments, etc.), visite de l'établissement.
Activités administratives :
- Créer puis gérer les dossiers des résidents avec mise à jour des documents (mutuelle, assurance, droits assuré.) dans le logiciel TITAN et les dossiers suspendus. Mise à jour du trombinoscope, plan de table et boîte aux lettres.
- Assurer la rédaction et la frappe du courrier, création de documents, mise en forme, envoi des documents.
- Participer aux réunions, prise de notes, élaboration des comptes rendus, affichage.
- Aider à la gestion des demandes des aides sociales (CAF, APA).
- Gérer les dossiers de demande d'admission : réception, vérification des pièces, enregistrement dans le logiciel interne TITAN et transmission du dossier à la direction. Courrier de réponse aux demandes.
- Gérer les fournitures, commandes et suivi.
Comptabilité :
- Assurer la gestion de la facturation fournisseur en lien avec le service comptabilité : réception, enregistrement, validation de la Direction et transmission à la comptabilité.
- Assurer la gestion de la facturation des résidents, mise à jour des aides, des prestations supplémentaires, des absences afin d'établir la facturation avec transmission au Centre des Finances Publiques et au service comptable de la Communauté de Communes.
Organisation interne :
- Participer aux projets et action des équipes.
- Contribuer à la continuité de service au sein de la direction.
- Participer à l'accueil et la formation des stagiaires.
- Organiser l'affichage, l'actualisation de la documentation, de l'espace accueil de la structure
- Créer et/ou diffuser des informations internes.
- Respecter les délais.
PROFIL :
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Connaissances règles de facturation et bases de la comptabilité publique seraient appréciées
- Sens du relationnel, qualités d'écoute
- Discrétion professionnelle et confidentialité
- Rigueur, organisation, autonomie
- Réel intérêt pour le secteur gérontologique
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- Assurer la prise en charge des appels téléphoniques Résidence et SSIAD (réception, orientation, information) interne et externe, des rendez-vous, de la gestion des plannings, transmettre les messages.
- Accueillir physiquement les résidents ou leur entourage, ou tout autre personne, les renseigner et les orienter.
- Accueillir les nouveaux résidents, faire les états des lieux d'entrée et de sortie, faire signer les différents documents d'entrée dans la résidence (contrat de séjour, Droit à l'image, distribution des médicaments, etc.), visite de l'établissement.
Activités administratives :
- Créer puis gérer les dossiers des résidents avec mise à jour des documents (mutuelle, assurance, droits assuré.) dans le logiciel TITAN et les dossiers suspendus. Mise à jour du trombinoscope, plan de table et boîte aux lettres.
- Assurer la rédaction et la frappe du courrier, création de documents, mise en forme, envoi des documents.
- Participer aux réunions, prise de notes, élaboration des comptes rendus, affichage.
- Aider à la gestion des demandes des aides sociales (CAF, APA).
- Gérer les dossiers de demande d'admission : réception, vérification des pièces, enregistrement dans le logiciel interne TITAN et transmission du dossier à la direction. Courrier de réponse aux demandes.
- Gérer les fournitures, commandes et suivi.
Comptabilité :
- Assurer la gestion de la facturation fournisseur en lien avec le service comptabilité : réception, enregistrement, validation de la Direction et transmission à la comptabilité.
- Assurer la gestion de la facturation des résidents, mise à jour des aides, des prestations supplémentaires, des absences afin d'établir la facturation avec transmission au Centre des Finances Publiques et au service comptable de la Communauté de Communes.
Organisation interne :
- Participer aux projets et action des équipes.
- Contribuer à la continuité de service au sein de la direction.
- Participer à l'accueil et la formation des stagiaires.
- Organiser l'affichage, l'actualisation de la documentation, de l'espace accueil de la structure
- Créer et/ou diffuser des informations internes.
- Respecter les délais.
PROFIL :
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Connaissances règles de facturation et bases de la comptabilité publique seraient appréciées
- Sens du relationnel, qualités d'écoute
- Discrétion professionnelle et confidentialité
- Rigueur, organisation, autonomie
- Réel intérêt pour le secteur gérontologique
