Secrétaire polyvalent / polyvalente

Au sein d'un réseau dynamique, rattaché(e) à la responsable administrative et financière, vous apportez votre soutien sur les aspects de gestion administrative, logistiques, organisationnels et évènementiels.

Gestion administrative
- Réaliser les campagnes d'adhésion et les relances
- Contribuer au suivi des prospects et à la fidélisation des adhérents
- Collecter et faire la synthèse des contributions en nature des membres
- Rédiger les comptes-rendus du CSE
- Suivre et mettre à jour la liste des contacts institutionnels du pôle
- Suivre et mettre à jour les immobilisations comptables
- Suivre et relancer les factures impayées
- Suivre et contrôler les frais réalisés avec la carte bancaire du pôle
- Suivre l'entretien des véhicules de service
- Rédiger et diffuser les correspondances, Procès-verbal, documents écrits
- Contribuer à la mise à jour le CRM en fonction des informations recueillies
- Gérer l'agenda et les contacts de la Déléguée Générale
- Réceptionner les appels téléphoniques, et en assurer avec discernement le filtrage et la transmission

Gestion Organisationnelle
- Accueil des visiteurs
- Organiser les évènements statutaires Conseil d'administration, Bureau et Assemblée générale
- Organiser les déplacements des membres de l'équipe
- Organiser les réunions et séminaires d'équipe
- Préparer les salles lors des évènements

Gestion des évènements du pôle
- Saisir des événements en appui aux chargés de mission
- Gérer la logistique des évènements (Badges, feuilles d'émargement, salles, traiteurs.)
- Inscrire les intervenants et invités sur le back office du site internet
- Réaliser les listings des intervenants
- Réaliser les relances mail et téléphonique pour les inscriptions