Secrétaire médicosocial / Secrétaire médicosociale

Nexumea est à la recherche de son assistant(e) médico-social(e), chargé(e) de veiller au bon fonctionnement de la structure dans laquelle elle exerce son activité.
Au sein de l'Association, l'assistant(e) médico-social(e) constitue le premier lien important avec les usagers, les patients, les professionnels médicosociaux et les partenaires.

Mission(s) principale(s)

Gestion logistique :
- Accueil physique et téléphonique des usagers, aidants, professionnels médico sociaux et visiteurs dans le respect des valeurs de l'Association et des règles et procédures mises en place ;
- Recueillir les informations nécessaires pour constituer les dossiers sur le logiciel de partage d'informations ;
- Réceptionner les demandes et orienter toutes demandes vers le pôle concerné ;
- Créer, renseigner et mettre à jour systématiquement toutes les demandes reçues sur le logiciel interne ;
- Effectuer et veiller à la mise à jour et au suivi systématique de la base de données (annuaire) de nos partenaires et professionnels médico sociaux sur le logiciel « Logiciel interne », et la gestion documentaire interne ;
- Procéder à des recherches d'informations sociales et les enregistrer dans la base ;
- Préparation des pochettes et des différents dossiers usagers ;
- Gestion du stock et commande de fournitures.

Gestion administrative en front et back office :
- Réceptionner, trier et répartir le courrier au sein des différents pôles ;
- Réceptionner, scanner et transmettre les factures au pôle concerné ;
- Consulter, transférer et/ou gérer la messagerie électronique selon les demandes ;
- Veiller au bon accueil des visiteurs : préparation et rangement de salle, mise à disposition de café..
- Veiller à la mise en place de la feuille d'émargement pour les visiteurs et son enregistrement dans le logiciel interne ;
- Appui administratif auprès de l'équipe de coordination et de direction.

Et plus généralement, toutes autres responsabilités et/ou missions nécessaires au bon fonctionnement des différents services et/ou liées au développement et orientations de l'Association.


Compétence(s) techniques(s) et expérience(s) requise(s)

Niveau BAC + 2
- Être efficace dans la gestion des appels téléphoniques (conseiller, transfert, mise en attente.) ;
- Faire preuve de courtoisie, patience et diplomatie ;
- Gestion du temps et des priorités ;
- Capacité à synthétiser les informations à transmettre ;
- Capacité d'analyse et de rédaction ;
- Maîtrise indispensable des outils informatiques (Pack office, outils de travail collaboratifs).

Compétence(s) personnelle(s) requise(s)
- Qualités relationnelles et écoute de qualité ;
- Capacité d'adaptation au changement, à la diversité des situations, des interlocuteurs et des partenaires ;
- Capacité à prendre du recul ;
- Être organisé(e), rigoureux(se), dynamique et méthodique ;
- Être polyvalent(e) ;
- Faire preuve de discrétion, de confidentialité et respecter le secret professionnel ;
- Goût du travail en équipe pluridisciplinaire.

Nature du poste :

- Temps plein, CDI
- Lieu de travail : Paris 13
- Salaire : selon la convention collective FEHAP avec reprise d'ancienneté de diplôme
- Disponibilité du poste : Décembre 2024
- PEC d'une partie du forfait Navigo et titres restaurant
- Travail et horaire : 9h à 17h30, temps hebdo : 37h30 avec 15 jours RTT/an
- Accès transport : METRO : 14 Bibliothèque François Mitterrand ou BUS 27 -62 -64 -132 - ou Olympiades - TRAMWAY T3a : Maryse Bastié - RER C : Bibliothèque François Mitterrand

Le poste est à pourvoir au 16 décembre 2024.
Pour plus d'information contacter Naïma LAHFAIRI, directrice de l'association au 01 45 88 21 09 ou à gestion@nexumea.com