informations générales
Angoulême
Le/la secrétaire des établissements aura pour mission principalement :
- La gestion du dossier informatisé de l'usager (Logiciel IMAGO) : responsabilité administrative de l'ensemble des dossiers de tous les jeunes accueillis (70 dossiers), de leur entrée à la sortie.
- La formation et assistance des professionnels au logiciel IMAGO ;
- La gestion de la liste d'attente (Viatrajectoire) en lien avec la MDPH pour la complétude des dossiers en attente ;
- La liaison avec les autorités de tarification et de contrôle (ARS, MDPH, CD) et notamment la réalisation des renouvellements des orientations MDPH, des demandes d'aide sociale des jeunes majeurs et la constitution des dossiers de mesure juridique ;
- Le lien avec les familles, réponses à leurs attentes, la transmissions aux équipes éducatives, médicales et paramédicales ;
- La gestion du calendrier annuel institutionnel (prévisionnel d'ouverture) et des mises à jour obligatoires (DUERP, plans bleus, etc.) ;
- L'envoi des convocations avec l'ordre du jour des réunions institutionnelles et du CVS, la prise de note durant les réunions, la rédaction des comptes rendus puis l'envoi aux membres concernés ;
- La supervision de l'archivage des données numériques (vérification du respect par les professionnels de l'organisation informatique) ;
- La rédaction des conventions partenariales (nouvelles et réactualisations annuelles), la gestion des conventions de stages ;
- Le suivi des séances de rééducation en libéral (convention, programmation et gestion des annulations/reports) ;
- Réaliser les enquêtes annuelles (TDBP, Enquête 32 (EN), etc.), réaliser les tableaux nécessaires au rapport d'activité.
La secrétaire aura les missions secondaires suivantes :
- La gestion des abonnements STGA ;
- La rédaction de courriers divers ;
- La gestion administrative des absences des salariés (arrêts de travail), la programmation et le suivi des visites de la médecine du travail ;
- Mise à jour des listes des personnels ou des jeunes ayant quitté l'établissement ;
- La gestion de l'affichage obligatoire, la mise à jour de l'organigramme ;
La secrétaire pourra prendre le relai en cas d'absence au secteur administratif :
- L'accueil téléphonique et physique ;
- Les sorties liées à des achats (la Poste, grande surface, etc.).
Profil du poste :
- Être titulaire d'un BTS (bac + 2) support à l'action managériale ou BTS services et prestations des secteurs sanitaire et social ; d'un BUT (bac +3) option gestion des entreprises et des administrations ;
- Avoir de l'expérience en établissement médico-social enfant ou adulte (expérience de 3 à 5 ans appréciée) ;
- Capacité d'écoute, de dialogue et de soutien pour les familles.
- Permis B
Compétences :
- Avoir une aptitude au travail en équipe ;
- Avoir le sens des contacts humains ;
- Être en capacité à travailler en équipe et de façon autonome ;
- Compétences rédactionnelles et d'organisation ;
- Maîtrise des outils informatiques (IMAGO apprécié) et en particulier des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook) ;
- Polyvalence.
Particularité :
Etablissements ouverts 200 jours par an du lundi au vendredi : 25 jours ouvrés de CP + 9 jours de congés conventionnels et jours de récupération liés à l'aménagement du temps de travail sur 12 mois.
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- La formation et assistance des professionnels au logiciel IMAGO ;
- La gestion de la liste d'attente (Viatrajectoire) en lien avec la MDPH pour la complétude des dossiers en attente ;
- La liaison avec les autorités de tarification et de contrôle (ARS, MDPH, CD) et notamment la réalisation des renouvellements des orientations MDPH, des demandes d'aide sociale des jeunes majeurs et la constitution des dossiers de mesure juridique ;
- Le lien avec les familles, réponses à leurs attentes, la transmissions aux équipes éducatives, médicales et paramédicales ;
- La gestion du calendrier annuel institutionnel (prévisionnel d'ouverture) et des mises à jour obligatoires (DUERP, plans bleus, etc.) ;
- L'envoi des convocations avec l'ordre du jour des réunions institutionnelles et du CVS, la prise de note durant les réunions, la rédaction des comptes rendus puis l'envoi aux membres concernés ;
- La supervision de l'archivage des données numériques (vérification du respect par les professionnels de l'organisation informatique) ;
- La rédaction des conventions partenariales (nouvelles et réactualisations annuelles), la gestion des conventions de stages ;
- Le suivi des séances de rééducation en libéral (convention, programmation et gestion des annulations/reports) ;
- Réaliser les enquêtes annuelles (TDBP, Enquête 32 (EN), etc.), réaliser les tableaux nécessaires au rapport d'activité.
La secrétaire aura les missions secondaires suivantes :
- La gestion des abonnements STGA ;
- La rédaction de courriers divers ;
- La gestion administrative des absences des salariés (arrêts de travail), la programmation et le suivi des visites de la médecine du travail ;
- Mise à jour des listes des personnels ou des jeunes ayant quitté l'établissement ;
- La gestion de l'affichage obligatoire, la mise à jour de l'organigramme ;
La secrétaire pourra prendre le relai en cas d'absence au secteur administratif :
- L'accueil téléphonique et physique ;
- Les sorties liées à des achats (la Poste, grande surface, etc.).
Profil du poste :
- Être titulaire d'un BTS (bac + 2) support à l'action managériale ou BTS services et prestations des secteurs sanitaire et social ; d'un BUT (bac +3) option gestion des entreprises et des administrations ;
- Avoir de l'expérience en établissement médico-social enfant ou adulte (expérience de 3 à 5 ans appréciée) ;
- Capacité d'écoute, de dialogue et de soutien pour les familles.
- Permis B
Compétences :
- Avoir une aptitude au travail en équipe ;
- Avoir le sens des contacts humains ;
- Être en capacité à travailler en équipe et de façon autonome ;
- Compétences rédactionnelles et d'organisation ;
- Maîtrise des outils informatiques (IMAGO apprécié) et en particulier des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook) ;
- Polyvalence.
Particularité :
Etablissements ouverts 200 jours par an du lundi au vendredi : 25 jours ouvrés de CP + 9 jours de congés conventionnels et jours de récupération liés à l'aménagement du temps de travail sur 12 mois.
