informations générales
Bouches-du-Rhône
Le DITEP accompagne des enfants et adolescents de 4 à 18 ans, présentant des troubles du comportement. Il propose un accompagnement pluridisciplinaire dans le cadre d'un projet personnalisé formalisé avec les parents.
MISSIONS
Rattaché(e) hiérarchiquement au cadre administratif et social, vous exercez en binôme avec une autre professionnelle administrative. Vous réaliserez l'ensemble des activités principales dans le respect des orientations de la direction, dans le cadre du projet associatif Moissons Nouvelles, des projets de l'établissement et de la démarche inclusive.
Au sein du DITEP SAINT YVES (INSTITUT THÉRAPEUTIQUE ÉDUCATIF ET PÉDAGOGIQUE), nous recherchons un ou une secrétaire médicale ou médico-sociale
En tant que Secrétaire Médicale, vous jouerez un rôle essentiel dans le parcours de la personne accompagnée et dans la création d'un environnement d'accueil de qualité
Fonction d'accueil (en lien avec la seconde secrétaire)
L'accueil physique et téléphonique
- Répondre au téléphone, donner les informations générales sur la structure, orienter les personnes compétentes, prendre les messages et les transmettre
- Tenue journalière référençant les appels entrants
- L'accueil physique des enfants et de leurs familles
- L'accueil des personnes extérieures et des fournisseurs
Prise de relais de la seconde secrétaire en son absence ou indisponibilité
Fonctions administratives (en lien avec la seconde secrétaire)
- Ouverture de la boîte aux lettres à l'arrivée sur le site
- Réceptionner, trier, classer enregistrer et distribuer le courrier
- Gestion des mails de la boite du secrétariat
- Procéder à la tenue des agendas des psychologues et prise de rv courriers
- Conception et rédaction de documents : bilans, rapports etc
- Diffusion à tous les salariés des astreintes, de l'organisation des transports.
- Préparation et envoi des rv familles : courriers postaux, mails, etc
- Enregistrement des documents scannés dans le dossier informatisé de l'usager
- Tri et archivage de tout élément en lien avec le dossier de la personne accompagnée
- Recueil des éléments nécessaires au dossier de sortie de l'enfant à envoyer à la MDPH et respect du protocole
(bilan de sortie des professionnels, fiche navette, courriers parents.)
- Mise à jour et classement de tous les formulaires et procédures destinés aux salariés
- Gestion de l'affichage des différents documents destinés aux salariés
- Rédaction et diffusion des notes d'informations, des courriers sous supervision du supérieur hiérarchique
- Mise en forme et diffusion des menus de la semaine après vérification de l'IDE et validation du supérieur hiérarchique
- Contribution à l'élaboration du rapport d'activité
- Saisie d'enquêtes, de questionnaires d'évaluation et analyse des données sous la supervision de la supérieure hiérarchique (en complément de la seconde secrétaire)
- Mise à jour différents tableaux de bords
- Prise de notes et mise en forme des documents
Profil
Certification S2MS ou Bac+2 Gestion administrative médicale et sociale
Maîtrise des outils informatiques (Word - Excel - internet) exigée
Rigueur et organisation
Discrétion dans la gestion d'informations sensibles, respect du secret professionnel
Connaissance du secteur médico-social souhaitée
Excellentes compétences en communication écrite et verbale
Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément
Sens de l'organisation
Savoir être
- Organisée,
- Accueillante
- Patiente
- Capacité d'écoute
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMISSIONS
Rattaché(e) hiérarchiquement au cadre administratif et social, vous exercez en binôme avec une autre professionnelle administrative. Vous réaliserez l'ensemble des activités principales dans le respect des orientations de la direction, dans le cadre du projet associatif Moissons Nouvelles, des projets de l'établissement et de la démarche inclusive.
Au sein du DITEP SAINT YVES (INSTITUT THÉRAPEUTIQUE ÉDUCATIF ET PÉDAGOGIQUE), nous recherchons un ou une secrétaire médicale ou médico-sociale
En tant que Secrétaire Médicale, vous jouerez un rôle essentiel dans le parcours de la personne accompagnée et dans la création d'un environnement d'accueil de qualité
Fonction d'accueil (en lien avec la seconde secrétaire)
L'accueil physique et téléphonique
- Répondre au téléphone, donner les informations générales sur la structure, orienter les personnes compétentes, prendre les messages et les transmettre
- Tenue journalière référençant les appels entrants
- L'accueil physique des enfants et de leurs familles
- L'accueil des personnes extérieures et des fournisseurs
Prise de relais de la seconde secrétaire en son absence ou indisponibilité
Fonctions administratives (en lien avec la seconde secrétaire)
- Ouverture de la boîte aux lettres à l'arrivée sur le site
- Réceptionner, trier, classer enregistrer et distribuer le courrier
- Gestion des mails de la boite du secrétariat
- Procéder à la tenue des agendas des psychologues et prise de rv courriers
- Conception et rédaction de documents : bilans, rapports etc
- Diffusion à tous les salariés des astreintes, de l'organisation des transports.
- Préparation et envoi des rv familles : courriers postaux, mails, etc
- Enregistrement des documents scannés dans le dossier informatisé de l'usager
- Tri et archivage de tout élément en lien avec le dossier de la personne accompagnée
- Recueil des éléments nécessaires au dossier de sortie de l'enfant à envoyer à la MDPH et respect du protocole
(bilan de sortie des professionnels, fiche navette, courriers parents.)
- Mise à jour et classement de tous les formulaires et procédures destinés aux salariés
- Gestion de l'affichage des différents documents destinés aux salariés
- Rédaction et diffusion des notes d'informations, des courriers sous supervision du supérieur hiérarchique
- Mise en forme et diffusion des menus de la semaine après vérification de l'IDE et validation du supérieur hiérarchique
- Contribution à l'élaboration du rapport d'activité
- Saisie d'enquêtes, de questionnaires d'évaluation et analyse des données sous la supervision de la supérieure hiérarchique (en complément de la seconde secrétaire)
- Mise à jour différents tableaux de bords
- Prise de notes et mise en forme des documents
Profil
Certification S2MS ou Bac+2 Gestion administrative médicale et sociale
Maîtrise des outils informatiques (Word - Excel - internet) exigée
Rigueur et organisation
Discrétion dans la gestion d'informations sensibles, respect du secret professionnel
Connaissance du secteur médico-social souhaitée
Excellentes compétences en communication écrite et verbale
Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément
Sens de l'organisation
Savoir être
- Organisée,
- Accueillante
- Patiente
- Capacité d'écoute
