Secrétaire médicosocial / médicosociale

Sous l'autorité du/de la chef de service ou du/de la directeur(trice) de pôle, l'assistant(e) du professionnel à la protection de l'enfance a pour mission d'apporter une assistance aux éducateurs à la protection judicaire, en termes de gestion, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers. Il ou elle pourra suppléer l'assistant(e) d'autres services du pôle en cas d'absence.

1/ Gestion du dossier unique de l'usager

Assurer la gestion du dossier de l'usager
Alerter en cas d'absence de documents, suivi de l'ouverture à la clôture, indexation, garantie de la traçabilité et la complétude du dossier
Créer les comptes de gestion auprès de l'organisme bancaire pour percevoir les prestations familiales.
Assurer la gestion des échéances des rapports, DIPC.
Assurer l'envoi de l'état d'activité et de la liste d'attente aux magistrats et au département mensuellement, correspondance de base, lettre d'ouverture, changement d'adresse, changement de référent
Gérer la boite générique enfance famille
Gérer les convocations au tribunal via OUTLOOK
Assurer les données statistiques fiches entrantes et sortantes pour le rapport d'activité
Contrôler en niveau 1 sur la complétude des dossiers en collaboration avec les chefs de service ou directeur(trice) de pôle
Gérer des dossiers JAF et suivre les enquêtes

2/ Pilotage et réunions

Traiter des demandes au niveau du secrétariat et les orienter vers les professionnels
Tenir un état actualisé (journalier) des effectifs de chaque éducateur avec prévisionnel à 3 mois (mainlevée et majorité)
Faire un état mensuel d'activité en vue du rapport d'activité
Planifier des réunions, études de situations et permanences éducatives
Planifier des réunions Actions collectives
Rédiger des comptes rendus de réunions MJAGBF et d'actions collectives
Mettre en commun et optimiser des outils d'organisation au sein des équipes (animer une réunion d'organisation et de méthodologie)
Former les nouveaux arrivants à EVOLUTION
Faire état de la facturation mensuellement

3/ Accueil téléphonique

Assurer l'accueil téléphonique pour le service MJAGBF
Gestion des appels entrants lorsque l'éducateur est en arrêt/congés/audience ou VAD
Annulation des RDV en cas d'absence du professionnel
Assurer l'information de 1er niveau pour les mesures qui sont sur listes d'attente
Contrôle de niveau 1 sur la complétude des dossiers en collaboration du chef de service
Gestion du courrier du service

Compétences requises :

Aptitude au travail dans la discrétion, les obligations de réserve et de loyauté professionnelles
Présentation, courtoisie, tact, dialogue, communication.
Maîtrise des techniques de prise de notes, de mise en forme, de présentation des écrits et capacités rédactionnelles, données statistiques.
Méthodologie d'organisation, de gestion du secrétariat, anticipation, initiatives et maîtrise des échéances.
Aptitude au travail en groupe, rigueur
Techniques de classement, de recherches documentaires et d'archivage.
Assure la continuité de service sur le plan du secrétariat par une planification décalée des absences à l'échelle du PPE, connaissance de process de l'autre service pour pallier à l'absence d'un collègue.

Avantages :

Abonnement transport collectif pris en charge à 60%.
Carte déjeuner prise en charge 60%.
Mutuelle prise en charge employeur à 70%.
Régime de prévoyance.
Congés trimestriels.
Horaires aménageables selon plages fixes et variables (dans le respect de la continuité de service).
Télétravail possible 1 fois par semaine après trois mois d'ancienneté.
Œuvres sociales du CSE : carte cadeaux, tarifs préférentiels cinéma, parfumerie, bijoux, sorties, billetteries.

LETTRE DE MOTIVATION + CV REQUIS