informations générales
Dourdan
Le poste à pourvoir se situe au Foyer de Vie Les Soleils d'Or. Cet établissement est agréé pour accueillir 58 personnes adultes en situation de handicap mental à partir de 20 ans et reconnus inaptes au travail avec ou sans troubles du comportement associés et le cas échéant, avec épilepsie stabilisée (13 en externat et 45 en internat dont 2 places d'accueil temporaire).
Mission principale et/ou architecture du poste :
Dans le respect des valeurs associatives et dans le cadre du projet d'établissement à visée inclusive, Le(a) secrétaire a pour rôle de faciliter la gestion administrative de l'établissement.
Il/Elle exerce sous la responsabilité de la direction. Il/Elle travaille en lien avec d'autres professionnels internes et externes: équipes d'accompagnement, la direction de l'établissement, services administratifs publics (Département, CCAS, MDPH), les familles et les responsables légaux.
Missions et activités :
- Savoir accueillir, écouter, communiquer, se rendre disponible
- Réceptionner les appels téléphoniques (renseigner, transmettre les messages, réorienter l'interlocuteur.)
- Assurer le suivi des dossiers administratifs des personnes accueillies
- Prendre des notes en réunions institutionnelles et CVS et assurer la rédaction du compte rendu
- Réceptionner et faire suivre les courriers, notes, mails (externes et internes) aux personnes concernées
- Participer à l'organisation administrative des séjours organisés par l'établissement
- Suivre et mettre à jour divers documents et dossiers réglementaires concernant l'établissement (documents Loi 2002-2, Trombinoscopes.)
- Classer et archiver tous documents concernant l'établissement
- Assurer la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernée
- Participer à la tenue du registre de sécurité de l'établissement
- Assure la rédaction des lutins de vacances et des feuilles de week-end
- Maîtriser l'outil informatique et les logiciels utilisés à l'établissement
- Rédiger et mettre en forme tout type de documents type plaquettes, dépliants, cartes de visite
- Collecter, organiser, synthétiser des données à des fins rédactionnelles
- Mise à jour de la liste d'attente des personnes accueillies de l'établissement
-Saisie et mise à jour des informations administratives dans le logiciel de communication
-Alimente et tient à jour une banque de donnée Pictogrammes pour aider l'équipe éducative à écrire les projets de vie des personnes accompagnées en MAKATON.
Profil du candidat :
Formation : Titre professionnel Secrétaire/Assistant(e) Médico-social(e)
Expérience : Débutant accepté
Éléments de compétence requis et nécessaires à la tenue du poste :
- Bonne capacité d'expression orale et écrite (savoir prendre des notes et synthétiser)
- Connaissance du secteur médico-social
- Organiser son temps
- Autonome et sens de l'initiative
- Esprit d'ouverture
- Sens de l'écoute
- Rigueur
- Sens de l'organisation et de la méthode
- Réactivité
- Persévérance
- Empathie envers les personnes accueillie
- Patience et diplomatie
- Discrétion professionnelle
- Maîtriser les outils bureautiques
Un temps partiel à 80% peut être envisageable.
Un premier CDD du 01/07/2024 au 02/08/2024 puis un second CDD du 02/09/2024 au 25/10/2024.
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Dans le respect des valeurs associatives et dans le cadre du projet d'établissement à visée inclusive, Le(a) secrétaire a pour rôle de faciliter la gestion administrative de l'établissement.
Il/Elle exerce sous la responsabilité de la direction. Il/Elle travaille en lien avec d'autres professionnels internes et externes: équipes d'accompagnement, la direction de l'établissement, services administratifs publics (Département, CCAS, MDPH), les familles et les responsables légaux.
Missions et activités :
- Savoir accueillir, écouter, communiquer, se rendre disponible
- Réceptionner les appels téléphoniques (renseigner, transmettre les messages, réorienter l'interlocuteur.)
- Assurer le suivi des dossiers administratifs des personnes accueillies
- Prendre des notes en réunions institutionnelles et CVS et assurer la rédaction du compte rendu
- Réceptionner et faire suivre les courriers, notes, mails (externes et internes) aux personnes concernées
- Participer à l'organisation administrative des séjours organisés par l'établissement
- Suivre et mettre à jour divers documents et dossiers réglementaires concernant l'établissement (documents Loi 2002-2, Trombinoscopes.)
- Classer et archiver tous documents concernant l'établissement
- Assurer la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernée
- Participer à la tenue du registre de sécurité de l'établissement
- Assure la rédaction des lutins de vacances et des feuilles de week-end
- Maîtriser l'outil informatique et les logiciels utilisés à l'établissement
- Rédiger et mettre en forme tout type de documents type plaquettes, dépliants, cartes de visite
- Collecter, organiser, synthétiser des données à des fins rédactionnelles
- Mise à jour de la liste d'attente des personnes accueillies de l'établissement
-Saisie et mise à jour des informations administratives dans le logiciel de communication
-Alimente et tient à jour une banque de donnée Pictogrammes pour aider l'équipe éducative à écrire les projets de vie des personnes accompagnées en MAKATON.
Profil du candidat :
Formation : Titre professionnel Secrétaire/Assistant(e) Médico-social(e)
Expérience : Débutant accepté
Éléments de compétence requis et nécessaires à la tenue du poste :
- Bonne capacité d'expression orale et écrite (savoir prendre des notes et synthétiser)
- Connaissance du secteur médico-social
- Organiser son temps
- Autonome et sens de l'initiative
- Esprit d'ouverture
- Sens de l'écoute
- Rigueur
- Sens de l'organisation et de la méthode
- Réactivité
- Persévérance
- Empathie envers les personnes accueillie
- Patience et diplomatie
- Discrétion professionnelle
- Maîtriser les outils bureautiques
Un temps partiel à 80% peut être envisageable.
Un premier CDD du 01/07/2024 au 02/08/2024 puis un second CDD du 02/09/2024 au 25/10/2024.
