Secrétaire médical / médicale

L'assistant-e de coordination local-e exerce sa fonction en cohérence avec les procédures internes liées aux missions du DAC 71, conformément aux textes officiels, dans le respect des personnes, de leur dignité, de leur intimité, de la confidentialité des échanges et du secret professionnel.
* ASSURER UN ACCUEIL DE QUALITE
- Assurer l'accueil téléphonique et l'accueil physique dans les locaux avec et sans rendez-vous
- Assurer la qualité d'accueil des locaux : accueil accessible, rangement, approvisionnement en plaquettes, gestion des déchets
* RECUEILLIR LES INFORMATIONS TRANSMISES PAR LES DEMANDEURS
- Réceptionner la demande d'appui et en accuser réception
- Recueillir les informations nécessaires à la première évaluation de la demande et du niveau de complexité
- Retranscrire les informations dans les outils dédiés (Stella, eTICSS. )
* INFORMER ET ORIENTER LES PROFESSIONNELS, LES PERSONNES ET LEUR ENTOURAGE
- Apporter une réponse aux demandes d'information et/ou d'orientation
- Présenter les nouvelles demandes reçues en réunion d'équipe
- Informer le demandeur des suites données (mission 1 ou mission 2)
- Actualiser l'annuaire des ressources du territoire de l'équipe locale dès que nécessaire et participer à la mise à jour du Répertoire Opérationnel des Ressources
* VENIR EN APPUI A LA COORDINATION DES SITUATIONS DE SANTE COMPLEXES
- Informer le médecin traitant de l'accompagnement de la personne par le DAC 71
- Participer à l'organisation des réunions de l'équipe et y participer
- Créer et alimenter le dossier de coordination du patient eTICSS, et participer aux échanges d'informations avec les professionnels
- Soutenir si besoin les coordinatrices dans l'organisation de leur emploi du temps (prise et rappel de rdv.)
* SUPPORT AUX ACTIONS DE COORDINATION TERRITORIALE
- Participer aux actions menées suivantes : conférences, salons, actions de prévention et toute autre action dans le cadre de l'animation d'une dynamique territoriale
* GESTION ADMINISTRATIVE
- Assurer toute tâche administrative nécessaire au bon accompagnement de la personne et au bon fonctionnement du service
- Mettre à jour régulièrement les bases de données
- Participer au traçage de l'activité grâce aux outils en place (Stella / Excel)
- Participer à la mise en forme des données de l'activité
- Mettre en forme et diffuser des protocoles, enquêtes de satisfaction, documents.
- Gérer l'agenda partagé
- Gérer le courrier postal et la boite mail, gérer les affranchissements et suivi de consommation des timbres
- Gérer l'archivage
- Suivi des stocks papeterie et autre matériel mis à disposition du personnel, commandes en ligne et achats en magasin.
- Gérer les commandes et les réceptions de livraisons sur site

Sous réserve de validation préalable par les responsables hiérarchiques, il peut accueillir des stagiaires en tant que tuteur de formation.

Qualités attendues
- Accueillir et orienter les professionnels, les personnes et les aidants
- Organiser et classer des données, des informations, des documents divers
- Capacité à analyser une situation et repérer le niveau de complexité
- Communiquer avec clarté et transmettre une information adaptée à son interlocuteur en respectant le secret professionnel
- Prise d'initiative et autonomie : force de proposition et d'anticipation
- Utiliser les outils informatiques (messageries, suite Office.)
- Utiliser les logiciels de la e-Santé (eTICSS, Stella, Globule.)
- Connaissance des acteurs sociaux, médico-sociaux et sanitaires

******* JOURNÉE DE RECRUTEMENT « JOBdating » organisée le 16 SEPTEMBRE 2024 à Charnay les Macon .
Candidater sur le site recrutements@pta71.fr pour pouvoir participer et remplir le questionnaire de pré-inscription*************************