informations générales
Bourges
L'association Le Relais à Bourges, recrute un (e) secrétaire pour le service d'aide aux victimes France Victimes 18 (SAVI). Le service accompagne des personnes vivant des événements délicats et douloureux.
Etant le premier point de contact lors de leur venue sur notre site, le/la secrétaire accueille les victimes avant de les orienter vers le professionnel le plus adapté du SAVI. Il/elle soutient par ailleurs la cheffe de service sur la gestion administrative du service.
A ce titre, le/la secrétaire assure la gestion du courrier, le suivi des agendas des différents membres de l'équipe ainsi que les correspondances par mails et les prises de contact par téléphone notamment avec les différentes institutions. Il/elle vient également en soutien de l'activité liée aux administrateurs ad hoc du service notamment les enregistrements de dossiers en lien avec la comptabilité et la préparation de courriers simples.
Les principales missions du poste sont, sans être exhaustives :
- Assurer l'accueil du public, l'accueil téléphonique : évaluer la situation et orienter vers l'interlocuteur adéquat
- Gérer les agendas et les boites mail
- Assurer le suivi des mails et courrier, rédiger les courriers simples
- Mettre à jour les indicateurs, les différents tableaux de suivi (des permanences et saisines extérieures)
- Enregistrer les dossiers et suivre les échéances auprès de l'équipe et de la Cheffe de service
- Suivre les facturations/contributions citoyennes
- Assurer la gestion administrative des situations ad hoc (gestion administrative et suivis) en lien étroit avec les administrateurs ad hoc
- Préparer et pré rédiger les bilans de situation
PERMIS B obligatoire
Compétences du poste :
Accueil physique et téléphonique
Ecoute
Ouverture d'esprit
Qualité rédactionnelle, orthographe
Discrétion
Rendre compte de son travail
Suivre les indicateurs de l'activité
Capacité d'adaptation, réactivité
Travail en équipe
Autonomie
Adaptabilité
Travail en bureau ouvert
Maîtrise word et excel exigée
Travail sous le logiciel Chorus
Profil souhaité :
De formation supérieure en gestion ou assistanat juridique ou de direction (DUT, BTS), vous avez impérativement une première expérience de 2 à 3 ans dans un poste d'assistanat idéalement acquise au sein d'un service juridique.
Vous avez envie de rejoindre une équipe qui a besoin d'être soutenue dans l'optimisation des agendas, le suivi des échéances et la gestion des imprévus propres à l'activité. Votre capacité d'adaptation, votre souci de faciliter le quotidien de l'équipe ainsi que votre capacité à assurer un accueil discret, chaleureux pour nos bénéficiaires seront vos meilleurs atouts pour répondre aux exigences du poste.
On vous reconnait vos capacités relationnelles et rédactionnelles, votre rigueur dans le suivi de vos dossiers. Vous maitrisez impérativement le pack office.
MERCI D'ADRESSER VOTRE CANDIDATURE (CV+LM) A L'ATTENTION DE DAVID SOUCHET
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireEtant le premier point de contact lors de leur venue sur notre site, le/la secrétaire accueille les victimes avant de les orienter vers le professionnel le plus adapté du SAVI. Il/elle soutient par ailleurs la cheffe de service sur la gestion administrative du service.
A ce titre, le/la secrétaire assure la gestion du courrier, le suivi des agendas des différents membres de l'équipe ainsi que les correspondances par mails et les prises de contact par téléphone notamment avec les différentes institutions. Il/elle vient également en soutien de l'activité liée aux administrateurs ad hoc du service notamment les enregistrements de dossiers en lien avec la comptabilité et la préparation de courriers simples.
Les principales missions du poste sont, sans être exhaustives :
- Assurer l'accueil du public, l'accueil téléphonique : évaluer la situation et orienter vers l'interlocuteur adéquat
- Gérer les agendas et les boites mail
- Assurer le suivi des mails et courrier, rédiger les courriers simples
- Mettre à jour les indicateurs, les différents tableaux de suivi (des permanences et saisines extérieures)
- Enregistrer les dossiers et suivre les échéances auprès de l'équipe et de la Cheffe de service
- Suivre les facturations/contributions citoyennes
- Assurer la gestion administrative des situations ad hoc (gestion administrative et suivis) en lien étroit avec les administrateurs ad hoc
- Préparer et pré rédiger les bilans de situation
PERMIS B obligatoire
Compétences du poste :
Accueil physique et téléphonique
Ecoute
Ouverture d'esprit
Qualité rédactionnelle, orthographe
Discrétion
Rendre compte de son travail
Suivre les indicateurs de l'activité
Capacité d'adaptation, réactivité
Travail en équipe
Autonomie
Adaptabilité
Travail en bureau ouvert
Maîtrise word et excel exigée
Travail sous le logiciel Chorus
Profil souhaité :
De formation supérieure en gestion ou assistanat juridique ou de direction (DUT, BTS), vous avez impérativement une première expérience de 2 à 3 ans dans un poste d'assistanat idéalement acquise au sein d'un service juridique.
Vous avez envie de rejoindre une équipe qui a besoin d'être soutenue dans l'optimisation des agendas, le suivi des échéances et la gestion des imprévus propres à l'activité. Votre capacité d'adaptation, votre souci de faciliter le quotidien de l'équipe ainsi que votre capacité à assurer un accueil discret, chaleureux pour nos bénéficiaires seront vos meilleurs atouts pour répondre aux exigences du poste.
On vous reconnait vos capacités relationnelles et rédactionnelles, votre rigueur dans le suivi de vos dossiers. Vous maitrisez impérativement le pack office.
MERCI D'ADRESSER VOTRE CANDIDATURE (CV+LM) A L'ATTENTION DE DAVID SOUCHET
