Secrétaire général / Secrétaire générale de mairie

Rattaché.e au pôle Ressources et Moyens - Service remplacement vous assurerez les remplacements des secrétaires de Mairies, des syndicats du territoire et des services de la CC ALF en cas d'absence des agents/agentes.

Vous interviendrez également en renfort ponctuel en cas de besoin dans les Mairies et les services de la CC ALF.

Activités et tâches principales du poste :

- Mettre en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale
- Assister les élus dans la gestion des services communaux, préparer le conseil municipal les délibérations et les arrêtés du Maire
- Préparer, mettre en forme et exécuter les décisions du Conseil et du Maire dans le respect du cadre législatif et réglementaire
- Monter les dossiers de demandes de subventions et en assurer le suivi
- Assurer la gestion administrative des marchés publics
- Rédiger l'ensemble de la correspondance administrative et technique de la collectivité. Respecter les délais réglementaires

- Assurer la gestion financière et comptable
- Réceptionner, vérifier (validité des pièces justificatives, contrôle des factures .)
- Préparer les engagements, mandatements et les titres de recette, saisir les factures et les mandats
- Assurer une veille sur les opérations comptables à venir et la trésorerie disponible
- Gérer les relations avec les fournisseurs
- Participer à la préparation du budget et compte administratif : préparation d'états, saisie de données
- Assurer la gestion de la dette
- Suivi des marchés publics
- Effectuer les déclarations de la TVA - et fonds de compensation FCTVA
- Assurer les relations avec les services comptables de l'Etat (DGFIP - Sous/Préfecture)

- Assurer la gestion administrative des moyens humains
- Participer et élaborer la paye des agents-es : saisie des informations, taux, nombre d'heures travaillées, contrôle de la rémunération
- Appliquer et gérer, à partir des dispositifs et réglementaires, l'ensemble des processus de déroulement de carrière, de paie
- Établir mensuellement la DSN et effectuer les déclarations de toutes les caisses URSSAF ...
- Suivre le déroulement de carrière des agents-es ou leur contrat de travail, (arrêté, congés, position administrative.)

- Assurer le secrétariat général
- Gestion du courrier et des envois
- Rédaction des documents administratifs
- Préparation et rédaction des délibérations et actes administratifs

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés
- Accueillir, orienter et renseigner les usagers
- Rédiger les actes et tenir les registres d'État Civil
- Assurer le rôle d'officier d'État Civil délégué (délivrance et préparation des actes d'État Civil, mentions en marge des actes de mariage, décès.)
- Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions et radiations)
- Suivre les procédures de délivrance des autorisations d'occupation des sols, (déclarations préalables, permis de construire, certificats d'urbanisme...) en lien avec les services compétents
- Effectuer le recensement citoyen
- Délivrer les plans du cadastre
- Assurer la tenue du cahier de liaison/doléances
- Gérer le cimetière (enregistrement des titres, concessions)
- Aider à la gestion des moyens matériels, gérer la réservation des salles.

Activités et tâches secondaires du poste :
- Remplacer le gérant d'une Agence Postale Communale
- Accueillir le public
- Assure tout affranchissement courriers et colis
- Réceptionner les colis et lettres et distribution.
- Assurer le traitement informatique et retraits sur compte.

Niveau requis : formation ou expérience en collectivité territoriale, maîtrise de l'outil informatique, des métiers des collectivités : éléments budgétaires, ressources humaines, relation citoyen, facturations.
Compétences nécessaires : règles de la comptabilité et de la commande publique, fonctionnement de la fonction publique territoriale et du statut, cadre réglementaire des actes