informations générales
Saint-Ouen-l'Aumône
Sous la responsabilité de la responsable administrative, en outre la personne occupant ce poste aura des relations professionnelles avec les responsables de chantiers, et la direction.
Vos missions seront de :
- Formaliser les devis = Etablir les offres de devis en partant de ceux réalisés par le RC (Responsable du chantier), puis après vérification et signature par le RC, les expédier aux clients
- Suivre les affaires = Après une prise de commande (écrite), prendre un numéro d'affaire sur le système informatique, puis enregistrer les Commandes Fournisseurs, effectuer le suivi ainsi que les relances fournisseurs pour les délais, jusqu'à la livraison. Vérifier les factures (avec le RC) avant de les enregistrer sur le système informatique. Enregistrer également sur l'informatique les temps passés par le personnel sur les différents chantiers. Tout cela doit être fait au jour le jour, pour pouvoir sortir un PR (prix de revient) rapidement. A la fin du chantier établir le Prix de Revient.
- Etablir les commandes aux Fournisseurs = Etablir les factures. Etablir les factures clients, par rapport au devis initial complété quelquefois par l'(es) avenant (s) signé (s) par le client et fourni (s) par le RC
- Courrier Secrétariat = Réaliser le courrier tant commercial qu'administratif, ainsi que le secrétariat s'y rattachant
- Planning = La personne devra accéder au planning pour le suivi des chantiers (Logiciel TP Planning).
- Téléphone = Répondre au téléphone à tous les clients pour le suivi des affaires. Si standard surchargé, répondre au téléphone pour tous les appels et les passer à l'interlocuteur demandé
-Gestion administrative = Suivi de toutes les affaires de chantier, tenir ceux-ci à jour puis classement des dossiers
Savoir faire
- Être titulaire d'un diplôme en secrétariat (BTS souhaité, mais pas impératif)
- Savoir utiliser WORD et EXCEL au minimum
- Savoir mettre en œuvre les techniques de rédaction et de mise en page du courrier administratif et commercial
- Savoir rechercher l'information et la mettre en application
- Etre capable après une formation de se servir du logiciel de planning (TP Planning) ainsi que d'un logiciel « GED » (Gestion électronique de documents) de dématérialisation, de classement et d'archivage sur ZEENDOC.
- Savoir effectuer le suivi des dossiers clients
Attitudes éthiques
- Savoir respecter la confidentialité
- Savoir respecter le client, le fournisseur
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- Formaliser les devis = Etablir les offres de devis en partant de ceux réalisés par le RC (Responsable du chantier), puis après vérification et signature par le RC, les expédier aux clients
- Suivre les affaires = Après une prise de commande (écrite), prendre un numéro d'affaire sur le système informatique, puis enregistrer les Commandes Fournisseurs, effectuer le suivi ainsi que les relances fournisseurs pour les délais, jusqu'à la livraison. Vérifier les factures (avec le RC) avant de les enregistrer sur le système informatique. Enregistrer également sur l'informatique les temps passés par le personnel sur les différents chantiers. Tout cela doit être fait au jour le jour, pour pouvoir sortir un PR (prix de revient) rapidement. A la fin du chantier établir le Prix de Revient.
- Etablir les commandes aux Fournisseurs = Etablir les factures. Etablir les factures clients, par rapport au devis initial complété quelquefois par l'(es) avenant (s) signé (s) par le client et fourni (s) par le RC
- Courrier Secrétariat = Réaliser le courrier tant commercial qu'administratif, ainsi que le secrétariat s'y rattachant
- Planning = La personne devra accéder au planning pour le suivi des chantiers (Logiciel TP Planning).
- Téléphone = Répondre au téléphone à tous les clients pour le suivi des affaires. Si standard surchargé, répondre au téléphone pour tous les appels et les passer à l'interlocuteur demandé
-Gestion administrative = Suivi de toutes les affaires de chantier, tenir ceux-ci à jour puis classement des dossiers
Savoir faire
- Être titulaire d'un diplôme en secrétariat (BTS souhaité, mais pas impératif)
- Savoir utiliser WORD et EXCEL au minimum
- Savoir mettre en œuvre les techniques de rédaction et de mise en page du courrier administratif et commercial
- Savoir rechercher l'information et la mettre en application
- Etre capable après une formation de se servir du logiciel de planning (TP Planning) ainsi que d'un logiciel « GED » (Gestion électronique de documents) de dématérialisation, de classement et d'archivage sur ZEENDOC.
- Savoir effectuer le suivi des dossiers clients
Attitudes éthiques
- Savoir respecter la confidentialité
- Savoir respecter le client, le fournisseur
