Secrétaire de production de spectacles

Dans un contexte d'accroissement de son activité, l'Association Les Vertébrées recrute un/une secrétaire de production en appui et en soutien de l'équipe et en étroite collaboration avec la directrice de production et la chargée de production, pour assurer la coordination et la gestion administrative des tâches de secrétariat de production. Il ou Elle assurera également le lien entre les différentes personnes de l'équipe.
Une participation à la vie quotidienne du bureau sera appréciée.

Accueil physique et téléphonique.
Réception des demandes, infos et messages.
Transmission par mail aux personnes référentes concernées et suivis des demandes.
Tâches de secrétariat et d'administration : courrier, classement, rédaction de courriers, prises de notes, rédaction et diffusion auprès de l'équipe des comptes rendus de réunions d'équipe, scan - enregistrement et archivage des docs importants, prises de rdv, organisation des déplacements (équipe administrative), réservation des salles de réunion etc.
Mise à jour des outils Excel et bases de données
Suivi de la mise à jour des agendas de l'équipe et alerte
Relation fournisseurs et maintenance : téléphonie, internet, locaux, location de différents matériels, gestion des stocks, assurances, etc.

Suivi associatif :
Préparation des réunions et AG, prises de notes et compte-rendu, envois des bilans associatifs, des PV et des rapports d'activités aux partenaires (après validation de la direction)-
Suivi des adhérents et des dons, réalisation des reçus

Suivi administratif des artistes et compagnies :
Point régulier sur chaque dossier pour avoir les documents à jour (plaquettes artistiques, fiches techniques, liste et autorisation des droits d'auteurs, site internet, etc.).

Prise en charge et suivi des licences et agréments (licence d'entrepreneur du spectacle, agréments et certifications diverses, adhésions et renouvellement réseaux) et demandes d'autorisations diverses auprès des préfectures et mairies.

AIDE COMPTABILITE
Scan des factures d'achats
Préparation et/ou remise de chèques en banque
Suivi des paiements de factures et relance des impayés

PRODUCTION DELEGUEE (Travail en binôme)
Tenue et de la mise à jour du tableau de bord
Etablissement des devis et des factures. Suivi des retours, paiements et relance des impayés
Rédaction des contrats de production suivi des retours de contrats signés avant la date de représentation

COMMUNICATION
Mise à jour du site internet et de l'agenda
Communication de nos activités au sein des locaux
Communication auprès des adhérents et des bénévoles des différents événements des VTB (spectacles, vœux, etc.)
Vérification de la communication des artistes et compagnies (VTB cités, les subventions, logo etc.)

PROFIL
curiosité, apprécier le travail en équipe

Date de prise de fonction souhaitée : 3 mars 2025
Date limite de candidature : 31 janvier 2025 Entretiens à Valence : 13 et 14 février 2025