Secrétaire de mairie

Sous la responsabilité de l'adjoint en charge de l'état civil et du DGS et en binôme avec un autre agent, vous serez principalement en charge de la gestion de l'état-civil, du cimetière et des élections.

*** Missions principales :

- Accueillir et réceptionner du public
- Assurer la tenue administrative des registres de l'Etat-Civil
- Etablissement des actes naissances, mariages, décès, reconnaissances, PACS etc.
- Apposition de mentions, demande de rectifications auprès du Tribunal
- Gérer administrativement les cimetières : traitement et suivi des opérations funéraires :
- Enregistrement des demandes d'achat, de reprise et de renouvellement de concession
- Contrôle et délivrance des titres de concessions
- Enregistrement des inhumations et concessions sur les registres et informatiquement
- Préparation et délivrance des autorisations funéraires (fermeture de cercueil, crémation, inhumation)
- Veille du respect de la réglementation liée aux opérations funéraires et du règlement du cimetière
- Mise à jour permanente du fichier du cimetière
- Gérer le recensement en lien avec l'INSEE
- Gestion des élections : préparation et gestions des inscriptions et des listes, préparation et participation au scrutin, organisation des bureaux de vote.


***Missions annexes :
- Suivi des inscriptions aux écoles et des effectifs
- Gestion du courrier
- Saisie de courriers divers
- Assistance à l'adjoint en charge de l'Etat-Civil pour la réalisation de l'audition commune ou des entretiens séparés, préalables au mariage ou à sa transcription

***Savoir-faire et connaissances :

- Appréciation des demandes au regard de différents documents (livrets de famille, choix de nom, changement de prénoms, attestations de domiciles etc.)
- Utilisation des outils de bureautique Word, Excel, et logiciels métiers LOGITUD « SIECLE ETAT CIVIL, ETERNITE CIMETIERES, AVENIR RECENSEMENT .
- Information générale relative à l'Etat-Civil
- Conventions internationales sur la délivrance des actes
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
- Procédures administratives de délivrances des actes d'Etat-Civil
- Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
- Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis .)
- Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom, droit des étrangers résidant sur le territoire, appréciation des actes d'Etat-Civil du pays, notions des coutumes des pays etc.
- Techniques et outils de communication
- Techniques d'accueil et gestion des situations difficiles
- Connaissance de la fonction publique territoriale, du fonctionnement des services de la collectivité, circuits de validation
- Connaissances de la législation relative à l'Etat-Civil et à la législation funéraire

Savoir-être :
- Sens du service public
- Bonnes capacités relationnelles
- Capacité à s'adapter à la diversité des tâches
- Sens de l'organisation et du travail en équipe
- Capacité à travailler en autonomie
- Loyauté et discrétion

Profil
- Expérience confirmée sur un poste similaire
- Maitrise de la réglementation en droit électoral, droit civil et droit funéraire
- Maitrise indispensable de l'outil informatique et notamment des logiciels bureautiques et de la suite LOGITUD