Secrétaire de mairie

Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.
Missions administratives variées : secrétariat, comptabilité, suivi et mise en forme des dossiers administratifs, budget, réunions, traitement et diffusion de l'information.
Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services.
Exécution et suivi des procédures et des décisions administratives :
Assistance de l'autorité territoriale ; organisation du Conseil municipal ; élaboration du budget / dossiers de subventions / marchés publics / urbanisme ; secrétariat du maire et des élus ; état-civil ; formalités administratives diverses ; élections politiques ; gestion des cimetières ; ressources humaines ; autres activités
Connaissance du code général des collectivités territoriales, du code électoral, de procédures budgétaires et comptables, de la législation funéraire et de l'état-civil, des règles communes à la rédaction des actes d'état-civil, de Word, d'Excel..., des logiciels spécifiques à la commune (comptabilité, emprunt, budget, élections, inventaire, état-civil...), de la procédure relative au mariage, de la plateforme d'urbanisme, du recensement des jeunes à la journée défense citoyenneté...
Missions / conditions d'exercice :
1 - Accueillir physiquement et téléphoniquement la population afin de les renseigner et d'instruire les dossiers sur les domaines de : l'état civil, les élections, l'urbanisme, le funéraire avec la gestion des cimetières...
2 - Assister et conseiller les élus, préparer le conseil municipal, les délibérations, les commissions, les arrêtés du maire.
3 - Préparer, mettre en forme et suivre l'exécution du budget, les dossiers administratifs.
4 - Suivre les marchés publics et les subventions.
5 - Gérer la comptabilité : engagements de dépenses et titres de recettes.
6 - Gérer le personnel (gestion des temps, paie).
7 - organiser le travail du service technique.
8 - Gérer la maintenance du patrimoine communal et suivre les travaux.
9 - Gérer les services communaux existants (location de la salle polyvalente, des appartements, prêt de tables et de bancs, redevance relative au marché des producteurs, etc...).
10 - traiter et diffuser l'information des élus sur le site de la mairie.
Profils recherchés :
CONNAISSANCES :
- des domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- du statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- des procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- du cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- suivre et contrôler les activités des agents.
SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.

Date limite de candidature : 30/11/2024