Secrétaire de mairie

Le secrétariat de Mairie dans le cadre du service aux Communes consiste à s'occuper du conseil Municipal, des projets communaux, du budget, comptabilité et gestion du personnel, de l'urbanisme, de l'état civil/funéraire, des affaires militaires/élections, des services aux administrés et des affaires scolaires/cantine.

Les missions du Secrétariat de mairie dans le cadre du service aux Communes sont les suivantes :

- Conseil Municipal :
Préparation et rédaction des délibérations et du compte-rendu.
Assurer la mise en œuvre des décisions municipales.

- Projets communaux :
Préparation des dossiers, recherche de financements, suivi des dossiers.
Suivi des dossiers assurances, maintenances ...

- Budget, comptabilité, gestion du personnel
Préparation, élaboration et suivi du budget et de la trésorerie.
Emission de mandats et de titres.
Suivi des amortissements, emprunts ...
Établissement des bulletins de paie.

- Urbanisme
Renseignements aux administrés
Réception, suivi, affichage des demandes d'urbanisme.
Renseignements aux notaires

- Etat-civil / funéraire
Rédaction des actes d'état-civil, PACS ...
Suivi des dossiers d'état-civil, relations avec Insee.
Préparation des dossiers de mariage ou de baptêmes civils.
Élaboration d'un règlement du cimetière.
Suivi des concessions funéraires.
Mise en application de la législation funéraire

- Affaires militaires / Élections
Recensement militaire
Tenue des listes électorales : inscriptions, radiations, préparation des commissions...
Préparation des élections.

- Services aux administrés
Accueillir, renseigner les administrés et les aider dans leurs différentes démarches.

- Affaires scolaires/cantine
Inscription des enfants
Suivi de la régie des recettes, facturation, encaissements
Gestion du fichier école

- Police générale, divers
Préparation et notification des arrêtés municipaux.
Débits de boissons.
Gestion des salles communales
Recensement de la population
Archivage...

Les conditions de l'exercice sont :
- la discrétion,
- disponibilité (cérémonies, réunions, scrutins, ...)
- l' adaptabilité aux besoins du service et aux autres pôles de la Communauté de communes.
Compétences :
- Capacités rédactionnelles,
- Connaissance des procédures de financement des collectivités,
- Connaissances des Instances, processus et circuits de décision, fonctionnement des assemblées délibérantes...,
- Connaissance des règles d'élaboration d'actes administratifs,
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel...) les logiciels...,
- Qualités relationnelles et humaines :
* Savoir s'adapter à des situations différentes de travail,
* Dynamisme, réactivité, esprit d'initiative et rigueur,
* Savoir travailler en équipe,
* Être autonome dans l'organisation de son travail,
* Savoir rendre compte à sa hiérarchie,
* Sens du contact, de l'écoute et discrétion professionnelle.