Secrétaire de mairie

Sous la responsabilité des élus, vous assurerez le secrétariat de mairie pour une commune de - de 500 habitants.

Vous avez le diplôme de secrétaire de Mairie ou 3 ans d'expérience sur ce poste.

Missions ou activités Assister et conseiller les élus
- Élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal,
- Envoyer les convocations aux différentes réunions,
- Saisir les comptes rendus des conseils municipaux,
- Diffuser et saisir les délibérations,
- Classer les délibérations et mettre à jour le registre,
- Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques,
- Bâtir une relation de confiance avec le maire,
- Intégrer les enjeux climatiques, environnementaux, économiques et sociaux dans la prise de décision et la priorisation des projets.


Elaborer des documents administratifs et budgétaires
- Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires,
- Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique (demande de subvention .)
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs,
- Effectuer des tâches de comptabilité, les paies,
- Mettre en concurrence pour les paiements sur facture,
- Vérifier et saisir des mandats et titres,
- Saisir et suivre les budgets,
- Effectuer la liaison Hélios,
- Préparer et suivre l'exécution du budget,
- Rédiger, gérer et suivre les marchés publics.

Gérer les affaires générales
- Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil.
- Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales.
- Assurer la mise en œuvre des décisions municipales en matière d'urbanisme.

Accueillir et renseigner la population
- Élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population.
- Développer des dispositifs de concertation avec les usagers (animer des réunions publiques).
- Mettre en place un dispositif de communication dématérialisé et en assurer le suivi.

Gérer les équipements municipaux
- Planifier la gestion des locaux et des équipements (salle des fêtes .).
- Définir les besoins en matériels et équipements.
- Évaluer le patrimoine et les risques.
- Tenue des régies financières de location des équipements si besoin.


CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS

- Déplacements
- Réunions en soirée
- Contraintes liées à des situations de travail (contraintes posturales, transport du matériel informatique et des dossiers, etc.) / Risques musculosquelettiques
- Travail sur écran
- Risques psychosociaux
- Travailleur isolé exposé à des situations délicates
Profil recherché Connaissances
- Connaître l'environnement institutionnel des collectivités territoriales et la fonction publique territoriale
- Bonnes connaissances de la réglementation relative aux marchés publics
- Connaître le statut de la fonction publique territoriale
- Bonne connaissance de la comptabilité publique M 57
- Gestion des payes

Compétences
- Qualités rédactionnelles
- Sens de l'analyse
- Rigueur et méthode
- Qualités organisationnelles
- Maîtrise de l'outil informatique
- Connaître les consignes de sécurité
- Savoir gérer son temps

Qualité relationnelles
- Faire preuve de qualités relationnelles et d'adaptation
- Avoir le sens des priorités
- Avoir une aisance dans les contacts
- Faire preuve de diplomatie
- Être autonome, efficace et discret
- Savoir être disponible et polyvalent