informations générales
Rhône
Au sein de la présidence de la ComUE Lyon Saint-Etienne, vos missions principales seront les suivantes :
- venir en appui à la présidence et à la direction générale des services en assurant le secrétariat de ces deux postes clés de la structure.
- en lien avec le cabinet, optimiser et de faciliter le fonctionnement de la gouvernance de l'établissement (agenda, logistique, préparation et suivi de dossiers, .).
- être interface vis-à-vis des personnels de l'établissements ainsi que des partenaires et entreprises en lien avec la ComUE Université de Lyon.
Vos missions plus en détail :
- Organiser les agendas de la présidence et de la direction générale des services : prise de rendez-vous, priorisation, organisation de réunions, comptes-rendus, .
- Organiser l'interface avec les différents prestataires pour la logistique liée aux instances de l'établissement (accueils café, .) et aux déplacements de la présidence et de la direction générale des services (voyages, hébergements, .) et effectuer le suivi de la facturation de ces prestataires.
- Participer à l'organisation des instances de l'établissement (notamment conseil d'administration et réunions du directoire) : envoi des convocations et documents aux instances, recueil des pouvoirs, préparation des dossiers, logistique, .
-
Préparer et diffuser des documents et dossiers nécessaires à l'activité de la présidence et de la direction générale de services et assurer le suivi en autonomie de certains dossiers : conventions, événements, communication, .
- Gérer le courrier entrant et sortant en lien avec le pôle accueil et logistique, ainsi que les signatures présidence et DGS (parapheurs, signature électronique) : mise en forme, suivi, relances, .
- Répondre aux sollicitations téléphoniques, réorienter vers les bons interlocuteurs, prendre les messages et les demandes de rendez-vous.
***A compétences égales priorité sera donnée à une personne Bénéficiaire de l'Obligation d'Emploi.***
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire- venir en appui à la présidence et à la direction générale des services en assurant le secrétariat de ces deux postes clés de la structure.
- en lien avec le cabinet, optimiser et de faciliter le fonctionnement de la gouvernance de l'établissement (agenda, logistique, préparation et suivi de dossiers, .).
- être interface vis-à-vis des personnels de l'établissements ainsi que des partenaires et entreprises en lien avec la ComUE Université de Lyon.
Vos missions plus en détail :
- Organiser les agendas de la présidence et de la direction générale des services : prise de rendez-vous, priorisation, organisation de réunions, comptes-rendus, .
- Organiser l'interface avec les différents prestataires pour la logistique liée aux instances de l'établissement (accueils café, .) et aux déplacements de la présidence et de la direction générale des services (voyages, hébergements, .) et effectuer le suivi de la facturation de ces prestataires.
- Participer à l'organisation des instances de l'établissement (notamment conseil d'administration et réunions du directoire) : envoi des convocations et documents aux instances, recueil des pouvoirs, préparation des dossiers, logistique, .
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Préparer et diffuser des documents et dossiers nécessaires à l'activité de la présidence et de la direction générale de services et assurer le suivi en autonomie de certains dossiers : conventions, événements, communication, .
- Gérer le courrier entrant et sortant en lien avec le pôle accueil et logistique, ainsi que les signatures présidence et DGS (parapheurs, signature électronique) : mise en forme, suivi, relances, .
- Répondre aux sollicitations téléphoniques, réorienter vers les bons interlocuteurs, prendre les messages et les demandes de rendez-vous.
***A compétences égales priorité sera donnée à une personne Bénéficiaire de l'Obligation d'Emploi.***
