informations générales
Le/la secrétaire de direction assure le secrétariat de la direction du CTAS de Lyon en binôme avec un/e autre secrétaire de direction. Ce binôme prend en charge de manière polyvalente les activités rattachées aux deux postes, sans lien hiérarchique entre les deux
secrétaires de direction.
Il/Elle est chargé/e d'accueillir et d'orienter les correspondants, d'assurer une assistance organisationnelle optimale au directeur et à ses adjoints, ainsi qu'aux autres cadres de direction occasionnellement. Il/Elle contribue à la conception et à la mise en forme de la communication et relaie l'information au sein du réseau, en lien avec le chargé de communication, sous la responsabilité de la direction.
Il/Elle est en liaison avec les entités internes et externes du réseau (administration centrale, SCN ASA, Etats-majors, directions, etc.).
Missions :
- Contribuer à l'organisation et au fonctionnement de la direction.
- Assurer l'accueil et le filtrage téléphoniques.
- Assurer le suivi des agendas.
- Suivre la gestion et le suivi des déplacements.
- Assurer un suivi global des échéances et des priorités.
- Assurer la gestion du courrier arrivée et départ, via les différentes messageries officielles ou non dématérialisées.
- Actualiser les supports de communication et les relayer au sein du réseau social en lien avec le chargé de communication.
- Assurer le soutien logistique du siège au CTAS en lien avec la section des moyens généraux.
- Assurer le suivi et la gestion de la carte achat de la direction (activité propre à l'un des deux secrétaires de direction).
- Assurer le suivi de la programmation des comités sociaux.
- Rédiger les comptes rendus et courriers de la direction.
- Assurer le suivi de la composition des comités sociaux et des commissions restreintes en lien avec la CTD et l'AAG.
- Contribuer à l'organisation des actions de cohésion du siège du CTAS.
- Assurer l'assistance dans le cadre de l'organisation et du suivi des contrôles de fonctionnement des antennes d'action sociale en lien avec la CTD.
- Participer à l'organisation des journées d'accueil trimestrielles des nouveaux arrivants ainsi que des journées zonales semestrielles.
- Participer à l'organisation des journées d'études tous les deux ans et des rendez-vous majeurs du CTAS siège.
- Participer à l'élaboration des bilans d'activité.
- Participer à des travaux ou études spécifiques.
- Assurer une suppléance ponctuelle au sein du siège du CTAS en fonction des charges de travail, dans un état d'esprit d'équipe et de solidarité professionnelle.