informations générales
Grenoble
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Enjeux principaux du poste :
Le/la secrétaire de direction aide ou remplace l'assistante de direction et assure l'organisation logistique et administrative de la direction.
Au sein de la direction départementale des territoires comprenant sept services et une direction composée d'un directeur, d'une directrice adjointe, d'un cabinet composé de 5 personnes, le/la secrétaire de direction est rattaché(e) hiérarchiquement au chef de cabinet.
Basé(e) à Grenoble, il/elle travaille en collaboration directe avec les membres du comité de direction. Il/elle assure la liaison avec le secrétariat des services de la DDT, le secrétariat général commun départemental de l'Isère et les secrétariats des sous-préfets d'arrondissement et de la préfète. Le/la secrétaire de direction est également en contact avec les secrétariats des partenaires de la DDT (EPCI, communes, acteurs socio-professionnels, associations, .).
Le/la secrétaire de direction au sein du réseau de secrétaires de la DDT peut assurer l'appui, et l'intérim en leur absence, des assistantes des services de la DDT
Missions :
Gestion logistique et administrative du service :
- gestion des appels téléphoniques
- accueil physique
- gestion des courriers entrant et sortant selon la procédure en vigueur dans le service et diffusion des revues périodiques
- mise à la signature des éléments produits par le service selon la procédure en vigueur
- gestion de la boîte mail fonctionnelle de la direction : transfert des éléments et réponse directe à des sollicitations
- participation aux réunions de service et aux réunions cadres SANO (rédaction du compte-rendu)
- constitution de dossiers, classement, archivage
- suivi des agendas des directeurs et chefs de cabinet
- appui à la gestion RH : suivi du tableau prévisionnel des congés, CET, régularisation horaire de l'encadrement (directeurs, chef de cabinet, chefs de service)
- gestion logistique du site en lien avec cabinet : commande de fournitures, timbres, consommables,
Assistance des directeurs et chefs de cabinet:
- organisation des déplacements
- organisation des bilatérales avec le corps préfectoral, le conseil départemental et les EPCI
- suivi des échéances : dialogue social
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Le/la secrétaire de direction aide ou remplace l'assistante de direction et assure l'organisation logistique et administrative de la direction.
Au sein de la direction départementale des territoires comprenant sept services et une direction composée d'un directeur, d'une directrice adjointe, d'un cabinet composé de 5 personnes, le/la secrétaire de direction est rattaché(e) hiérarchiquement au chef de cabinet.
Basé(e) à Grenoble, il/elle travaille en collaboration directe avec les membres du comité de direction. Il/elle assure la liaison avec le secrétariat des services de la DDT, le secrétariat général commun départemental de l'Isère et les secrétariats des sous-préfets d'arrondissement et de la préfète. Le/la secrétaire de direction est également en contact avec les secrétariats des partenaires de la DDT (EPCI, communes, acteurs socio-professionnels, associations, .).
Le/la secrétaire de direction au sein du réseau de secrétaires de la DDT peut assurer l'appui, et l'intérim en leur absence, des assistantes des services de la DDT
Missions :
Gestion logistique et administrative du service :
- gestion des appels téléphoniques
- accueil physique
- gestion des courriers entrant et sortant selon la procédure en vigueur dans le service et diffusion des revues périodiques
- mise à la signature des éléments produits par le service selon la procédure en vigueur
- gestion de la boîte mail fonctionnelle de la direction : transfert des éléments et réponse directe à des sollicitations
- participation aux réunions de service et aux réunions cadres SANO (rédaction du compte-rendu)
- constitution de dossiers, classement, archivage
- suivi des agendas des directeurs et chefs de cabinet
- appui à la gestion RH : suivi du tableau prévisionnel des congés, CET, régularisation horaire de l'encadrement (directeurs, chef de cabinet, chefs de service)
- gestion logistique du site en lien avec cabinet : commande de fournitures, timbres, consommables,
Assistance des directeurs et chefs de cabinet:
- organisation des déplacements
- organisation des bilatérales avec le corps préfectoral, le conseil départemental et les EPCI
- suivi des échéances : dialogue social
