Secrétaire de direction

Présentation de la structure :
Les établissements du Dispositif ITEP accueillent des enfants orientés par la MDPH qui présentent des difficultés psychologiques et des troubles du comportement.

Missions :
L'Assistante de Direction a pour mission principale d'appuyer la direction dans la gestion administrative, organisationnelle et relationnelle afin d'optimiser le fonctionnement de la structure. Elle assure la coordination et le suivi des dossiers, facilite la communication interne et externe, et contribue à la fluidité des opérations en anticipant les besoins et en garantissant le respect des procédures. Véritable interface entre la direction et les différents interlocuteurs (, elle joue un rôle clé dans la bonne organisation et l'efficacité de l'établissement.

Missions :
Assurer la gestion du secrétariat
- Planifier et organiser les réunions ;
- Réaliser le traitement des documents informatiques en accord avec la direction ;
- Réaliser diverses tâches administratives ;
Participer aux travaux de direction
- Participer aux réunions du CODIR ;
- Participer et contribuer à la mise en œuvre tous les travaux institutionnels en lien avec la direction de l'établissement ;
Gérer les aspects administratifs et RH liés aux salariés de l'établissement
- Participer au processus de recrutement des salariés en lien avec la direction ;
- Participer à l'intégration des nouveaux ;
- En cas de modification d'un élément contractuel, procéder à la rédaction de la fiche avenant en lien avec la direction ;
- Participer au processus de sortie des salariés en lien avec la direction ;
- Préparer tous les éléments pour la mise en œuvre de la paye ;
- Veiller aux obligations en termes de sécurité et de santé au travail ;
- Rédiger les courriers divers, notes de service, notes d'informations internes à l'établissement ;
- Organiser et suivre les demandes RH en vue d'assurer la continuité du service ;
- Etre appui à la gestion des plannings et absences du personnel ;
- Diffuser et veiller au respect des différentes procédures.
Participer à la gestion financière et administrative des services
- Suivre et gérer de la caisse de l'établissement en adéquation avec le suivi du cahier de caisse ;
- Préparer et transmettre tous les justificatifs comptables ;
- Assurer un suivi et une gestion des biens de l'établissement mis à disposition des salariés dans le cadre de leurs fonctions.
Mettre en place et suivre les outils de contrôle liés à l'activité
- Assurer le suivi administratif des activités en lien avec les emplois du temps des intervenants et signaler toutes atypies à la direction;
- Concourir aux renseignements des indicateurs relatifs à ses prérogatives.
Assurer une communication interne et externe en lien avec la direction
- Diffuser des informations et communications internes et externes auprès des équipes ;
- Centraliser et suivre la boîte mail institutionnelle ;
- Relever et transmettre les courriels reçus et/ou assurer une réponse rapide et adaptée selon les consignes ;
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de l'établissement ;
- Gérer les supports de communication institutionnels (affichages, site internet, etc.).
Assurer la fonction de référent informatique et numérique de l'établissement
- Administrer les droits d'accès et gestion des comptes;
- Centraliser les demandes et difficultés concernant les outil
- Assurer l'interface avec les prestataires techniques ;
- Assurer une formation de prise en main des outils et assistance des équipes à l'utilisation des outils numériques ;
- Assurer une veille sur les innovations technologiques utiles à l'établissement.
Participer au processus d'admission des usagers
- Participer au suivi de la liste d'attente et à l'admission des usagers via « trajectoire » ;
- Organiser les rendez-vous avec les familles ;
- Constituer et mettre à jour le dossier de l'usager