informations générales
Nancy
L'université de lorraine recrute pour l'école Polytech, une secrétaire de direction H/F à temps partiel.
Mission 1 : Gestion du courrier
Mission 2 : Gestion de l'accueil au secrétariat
- Transmettre des messages écrits et oraux et orienter les correspondants
- Filtrer les appels téléphoniques et prendre rendez-vous
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courrier, rapports, .)
- Assister aux réunions de la direction et rédiger les comptes-rendus et les minutes d'un PV
- Rédiger le compte rendu du Conseil pour les personnels et étudiants
- Effectuer du classement de documents et gestion des informations
- Gestion des ordres de mission du directeur et de la Directrice Administrative en l'absence de l'assistante de direction
- Gestion de planning du Directeur et de la Directrice Administrative en l'absence de l'assistante de direction
- Préparation des dossiers associés de façon journalière et rappel des rendez-vous planifiés
- Gestion de l'archivage
Mission 3 : Suivi et saisie d'activités diverses dans le logiciel
- Suivre les activités du Cercle des élèves, des clubs étudiants, de Polytech Services Nancy
- Suivre les manifestations organisées dans l'école (Course en cours, Journée internationale, September Fest, prix Caroline Aigle, Joutes du téméraire, séminaires, thèses, conférences, don du sang, forums, JPO, concours GEIPI, etc..)
- Saisir des réservations de salles pour les réunions diverses (AIE, clubs, commissions, élections, pots, etc.)
Mission 4 : Saisie et suivi des conventions
- Réceptionner et enregistrer les conventions (mise à disposition de locaux, mise à disposition d'enseignant statutaire.)
- Mettre à jour le tableau de bord des diverses conventions
- Suivi et contrôle des procédures de signatures
- Préparation des documents pour présentation au Conseil de l'école
Profil :
Vous devez avoir une expérience réussie sur des missions similaires, avoir un bon niveau en français écrit et oral, savoir rédiger des comptes rendus et avoir une aisance informatiques. Quelques petites notions en anglais seraient appréciées.
Si vous êtes une personne rigoureuse, organisée, adaptable, réactive avec un bon relationnel, n'hésitez pas à envoyer votre candidature.
Contrat : CDD 50 % à pourvoir dans les meilleurs délais jusqu'au 31/08/2025 (renouvellement par année universitaire possible).
Poste basé à vandoeuvre. Rémunération : 1053 € brut mensuel.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMission 1 : Gestion du courrier
Mission 2 : Gestion de l'accueil au secrétariat
- Transmettre des messages écrits et oraux et orienter les correspondants
- Filtrer les appels téléphoniques et prendre rendez-vous
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courrier, rapports, .)
- Assister aux réunions de la direction et rédiger les comptes-rendus et les minutes d'un PV
- Rédiger le compte rendu du Conseil pour les personnels et étudiants
- Effectuer du classement de documents et gestion des informations
- Gestion des ordres de mission du directeur et de la Directrice Administrative en l'absence de l'assistante de direction
- Gestion de planning du Directeur et de la Directrice Administrative en l'absence de l'assistante de direction
- Préparation des dossiers associés de façon journalière et rappel des rendez-vous planifiés
- Gestion de l'archivage
Mission 3 : Suivi et saisie d'activités diverses dans le logiciel
- Suivre les activités du Cercle des élèves, des clubs étudiants, de Polytech Services Nancy
- Suivre les manifestations organisées dans l'école (Course en cours, Journée internationale, September Fest, prix Caroline Aigle, Joutes du téméraire, séminaires, thèses, conférences, don du sang, forums, JPO, concours GEIPI, etc..)
- Saisir des réservations de salles pour les réunions diverses (AIE, clubs, commissions, élections, pots, etc.)
Mission 4 : Saisie et suivi des conventions
- Réceptionner et enregistrer les conventions (mise à disposition de locaux, mise à disposition d'enseignant statutaire.)
- Mettre à jour le tableau de bord des diverses conventions
- Suivi et contrôle des procédures de signatures
- Préparation des documents pour présentation au Conseil de l'école
Profil :
Vous devez avoir une expérience réussie sur des missions similaires, avoir un bon niveau en français écrit et oral, savoir rédiger des comptes rendus et avoir une aisance informatiques. Quelques petites notions en anglais seraient appréciées.
Si vous êtes une personne rigoureuse, organisée, adaptable, réactive avec un bon relationnel, n'hésitez pas à envoyer votre candidature.
Contrat : CDD 50 % à pourvoir dans les meilleurs délais jusqu'au 31/08/2025 (renouvellement par année universitaire possible).
Poste basé à vandoeuvre. Rémunération : 1053 € brut mensuel.
