Secrétaire de direction

L'Adapei de Corse du Sud est une Association Départementale gestionnaire de 7 établissements et services. Reconnue dans le secteur médico-social, l'Adapei 2A accueille, accompagne et œuvre pour favoriser l'épanouissement des personnes en situation de handicap.
Rattaché(e) à la directrice générale et en lien étroit avec le responsable des ressources humaines, la responsable qualité-développement, le responsable financier les directions des établissements et les membres du conseil d'administration.
Ses missions sont les suivantes :

1. ACCUEIL
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Qualifier les appels téléphoniques

2. ADMINISTRATIONAssurer la ventilation ou traitement du courrier « arrivée », des emails et télécopies
- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes .)
- Instruire et suivre des dossiers (constitution, synthèse, mise à jour ..)
- Gérer et centraliser des informations
- Assurer le traitement et diffusion des directives auprès des établissements
- Gérer la conception, le contenu et la mise à jour de supports d'information (imprimés, dossiers, répertoires.)
- Réaliser des études et des enquêtes ponctuelles
- Planifier et organiser des rendez-vous, réunions, déplacements
- Préparer des réunions, participer et en assurer le compte-rendu
- Rechercher et exploiter des sources documentaires
- Assurer les relations avec les instances dirigeantes et les services, avec les différents partenaires
- Organiser et participer aux évènements associatifs
- Accomplir les tâches obligatoires liées au fonctionnement de l'association
- Concevoir des procédures de classement et d'archivage afin d'assurer une organisation administrative efficace

3. COMPTABLE
- Tenue de la comptabilité auxiliaire
- Organisation administrative des pièces comptables
- Préparer l'enregistrement comptable (pré-imputation)
- Identifier puis codifier un document comptable
- Traiter les factures émises /reçues et les avoirs en contrôlant leur conformité afin de formaliser le paiement
- Suivre les comptes de tiers
- Lettrer les comptes généraux et auxiliaires de façon manuelle
- Contrôler les comptes pour l'ensemble des opérations courantes
- Enregistrer régulièrement les mouvements bancaires dans le journal de banque, dans le respect des procédures internes

4. CONTRIBUTION A LA PROFESSION, AU SERVICE ET A L'ASSOCIATION
- Participer à la réflexion globale associative
- Participer à des commissions et groupes de travail
- Se former et s'informer, effectuer une veille documentaire et professionnelle
- Echange des informations au sein d'une équipe ou d'un service
- Mutualiser des pratiques et des outils
- Accueillir des stagiaires en formation

5. LOGISTIQUE ET ORGANISATION
- Gérer des commandes de fournitures pour l'ensemble des services dans une démarche RSE associative
- Gérer le planning des salles de réunion

6. COMMUNICATION
- Participer aux actions de communication et en réaliser les activités techniques (relations avec la presse, relation publiques, .)
- Promouvoir l'association par des actions de communication
- Développer la visibilité de l'association sur Internet
- Participer à l'organisation des événements divers en interne ou en externe
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe

Compétences requises :
- Maîtrise des normes rédactionnelles
- Office 365
- Rigueur et organisation
- Capacité d'adaptation
- Travail en équipe
- Discrétion
- Sens des responsabilités
- Qualité relationnelle