Secrétaire de direction

Dans le cadre d'un remplacement de congés, nous recherchons une secrétaire de direction pour effectuer les tâches suivantes :
-1- secrétariat
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
- Dispatcher le courrier reçu
- Expédier le courrier départ (achats de timbres, affranchissement recommandé..),
- Gérer le matériel
- Classer et archiver les documents
- Assurer la gestion administrative de l'entreprise


2- SECRETARIAT DE LA DIRECTION

- Gérer les rendez-vous de la direction
- Gérer les agendas (ateliers, réunions et évènements) de la direction
- Réservation de voyages d'affaires
- Mettre en forme des documents : études, textes, présentation powerpoint et tableaux
o Saisie des tableaux statistiques et des fiches documentaires
o Préparer les supports, assurer la logistique
o Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Rédiger des courriers
- Garantir le fonctionnement efficace de l'activité de la directrice générale et contribuer à l'organisation de la vie interne,
- Déplacements professionnels
o Effectuer des déplacements via le véhicule de service à la demande de la Direction
o Achats fournitures, produits d'entretiens, eau, etc..