Secrétaire de direction

Missions / conditions d'exercice :
Sous la responsabilité de la Responsable du Pôle Parcours de vie, vous aurez en charge trois grands types de
missions :
Administratives
- Secrétariat de la Responsable de Pôle
- Accueil téléphonique et physique du public - Lien avec les familles
- Renseigner, orienter et conseiller le public sur les prestations du Pôle Animation
- Inscription des usagers aux prestations (restauration scolaire, périscolaire, CLSH..) et mise à jour des dossiers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
- Rédaction et mise à jour des documents liés aux différentes actions :
Périscolaire/Cantine/GPJ/Camps/manifestations/études surveillées/évènementiels/point information jeunesse
- Rédiger des compte-rendu de réunion
- Classement et archivage de documents (informatique et papier), édition de listings
Comptabilité
- Saisir les données informatiques et paramétrage sur logiciel CONCERTO,
- Etablir la facturation des prestations et son suivi
- Etablissement de bons de commande
Agent ressource du Pôle Parcours de vie
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
- Etablissement des états CAF et rédaction de tout type de documents demandés par la CAF ainsi que les
déclarations Jeunesse et sports
- Recherche de prestataires
- Suivi des relations avec les partenaires et prestataires
- Participation à l'organisation des évènements organisés par le service (Fête des TAP, Ganatrail)...
- Vérification et mise à jour de l'affichage obligatoire sur les sites occupés pour les activités
- Assurer le lien entre la Direction du service et l'équipe des animateurs
- Gestion de l'espace famille : mise à jour, mise en ligne des documents..
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (convocation, réservation salle, café d'accueil...)
- Contact et réponse aux demandes de stage. Assurer le suivi administratif des stagiaires : convention, lien avec
l'école...
- Participation aux réunions internes du Pôle Parcours de vie et prise de notes par le Responsable
- Participation aux réunions de la CTG avec la CAF et les communes membres de l?intercommunalité
Remplacement à l'accueil de la Mairie en cas de nécessité de service
Poste à temps complet
Cycle de travail à 36h ou 37h au choix de l'agent avec jours ARTT (mercredi après-midi non travaillé)
Rémunération : traitement indiciaire + NBI+RIFSEEP (IFSE+CIA)+ prime annuelle
Avantages sociaux : attribution de tickets restaurant +adhésion au CNAS+participation employeur à la mutuelle
santé et prévoyance
Profils recherchés :
*Compétences :
Formation de type administrative et comptable
Connaissance du logiciel CONCERTO apprécié
Offre n°O069250210000478 parue le 11/02/2025 sur Emploi-Territorial.fr : http://www.emploi-territorial.fr/offre/o069250210000478-
agent-administratif-accueil-guichet-unique
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Maîtrise du Pack Office, Word, Excel, Power Point
Connaissance de l'univers Web, Internet
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Savoir organiser et planifier / Etre rigoureux, disponible et sérieux
Savoir rendre compte à la hiérarchie
Maîtriser le fonctionnement et l'environnement de la collectivité
Connaissance du monde de l'animation
*Qualités
Discrétion
Sens de l'écoute du dialogue
Devoir de réserve
Sens du service public / sens des relations humaines
Gestion simultanée de différents dossiers