Secrétaire de direction

Rattaché(e) au Pôle Administration Développement et Stratégie, sous l'autorité de la Directrice du pôle, le ou la secrétaire de direction travaille en étroite collaboration avec la Direction Générale et la Directrice du Pôle. Vous serez au cœur des activités stratégiques de l'association, contribuant à son bon fonctionnement et à son développement.

Missions principales :
* Assurer le remplacement lors des absences de la secrétaire administrative d'accueil
* Rédiger des courriers, rapports, notes et documents administratifs
* Organiser des réunions, rendez-vous et événements internes
* Mettre à jour les tableaux de bord et outils de pilotage de la direction
* Classer et archiver les documents

Activités et tâches :
Gestion administrative :
* Rédaction et traitement de courriers, rapports et documents administratifs
* Classement et archivage selon les procédures en vigueur
* Suivi des tableaux de bord (agréments des établissements, EIG, etc.)
* Réalisation des déclarations obligatoires auprès des administrations
* Concourir à la réalisation de divers travaux de reprographie. (Carte de vœux / d'invitation / documents budgétaires/flyers.)

Organisation et logistique :
* Planification et préparation des réunions statutaires et internes
* Gestion des déplacements professionnels de l'équipe de direction
* Organisation d'événements internes
* Gestion des convocations (formations, médecine du travail, réunions RP)

Communication et interface :
* Participation à l'accueil physique et téléphonique
* Contribution à la communication interne et externe
* Liaison avec les différents pôles et établissements de l'association

Support technique et administratif :
* Mise à jour des outils de pilotage et de gestion (CEGI planning)
* Soutien technique aux autres personnels administratifs
* Participation aux chantiers transverses du Secrétariat de Direction Générale
* Participer aux activités liées à la certification ISO 9001

Veille et conformité :
* Respect des procédures internes et externes
* Suivi des évolutions réglementaires impactant l'activité du Pôle

Date de prise de poste : 01/10/2024

Rémunération :
Tranche de rémunération en lien avec la Convention Collective Nationale de Travail du 15 mars 1966 - Technicien Supérieur - Coefficient 434 soit à partir de 1862,70€ brut/mois + la prime LAFORCADE soit 238€ brut pour un salaire de base à partir de 2100,70€ brut - selon l'expérience.

Condition d'accès à l'emploi :
Formation de niveau 5 (Bac+2) type secrétariat gestion administrative, secrétaire médico-social, secrétaire juridique.
Expérience de 5 ans minimum souhaitée dans le secteur médico-social.
Excellente maîtrise de Word et Excel - Obligatoire.
Rigueur, bonne gestion des priorités et discrétion sont des qualités requises pour le poste

Savoirs :
-Connaître les bases de la législation de la formation initiale et continue
-Connaître le Droit du travail
-Connaître les partenaires et acteurs sociaux et médico-sociaux

Savoir faire :
-Savoir rédiger un contrat de travail
-Savoir élaborer et analyser des tableaux de bord (pack office)
-Savoir travailler avec différents interlocuteurs et travailler dans les délais

Savoir être :
-Capacité à communiquer claire à l'écrit comme à l'oral
-Avoir le sens du relationnel tout en travaillant en autonomie
-Capacité à relayer l'information utile à sa hiérarchie