Secrétaire de direction bilingue

NOTRE SOCIETE
Société de créations et d'entretiens de jardins crée en 2003, notre société possède une réputation sur le bassin d'Opio.
Avec 30 salariés, et un outil de travail varié, nous proposons à nos clients des prestations complètes allant de l'entretien de jardins et de piscine, jusqu'à la création complète de jardins paysagers.
Plusieurs compétences transversales sont proposées : arrosage automatique, électricité, maconnerie...
PROFIL IDEAL
Une personne avec une expérience confirmée dans les programmes des BTP (BATIGEST), avec des notions comptables et de contrôle de gestion, polyvalente et force de proposition.
Elle sera dotée d'un grand sens d'organisation.
LE POSTE
Secrétaire de direction, vous êtes attaché au Directeur de la société. Vous êtes également en étroite collaboration avec le service comptable et le service RH.
LES TACHES CONFIEES

ACCUEIL TELEPHONIQUE / GESTION BOITE MAIL ACCUEIL

SECRETARIAT
Rédaction de correspondance avec les clients, échanges concernant les travaux et entretiens réalisés dans les propriétés, élaboration reportage photos et envoi aux maîtres d'œuvres et clients, courriers divers dans le cadre de dossiers litigieux, connexion à diverses plateformes pour le dépôt des attestations de vigilance, d'assurance et de déclaration de salariés étrangers...

FOURNISSEURS
Retranscription des commandes manuelles faites par le directeur et envoi par courriel ou commande en ligne, réservation du matériel en location, demande intervention sous-traitance travaux, entrées des stocks en l'absence du service gestion...

CONTROLE DES STOCKS (1 fois par mois)
Vérification de la cohérence des stocks NOVA et des stocks chantiers pour clôture reporting.
Passage d'écriture pour ajustement.
CLIENTS
Elaboration des devis dans le logiciel Sage Batigest (ou sous format Excel suivant les besoins) par retranscription des DQE (descriptif Quantitatif Estimatif) : manuels établis par le Directeur ou sous fichier Word établis par certains collaborateurs.
Envoi par courrier électronique aux clients des devis en fichiers PDF avec les documents si besoin (plans, palettes végétales etc .).

GESTION DES CLIENTS AU QUOTIDIEN

Préparation des plannings d'intervention des tontes et des entretiens de piscine

Saisie des heures effectuées par le personnel dans des fichier excel, support à la facturation suivant les différentes natures d'activité :
Entretien et travaux divers piscine
Entretien, création et travaux divers jardins

Saisie des produits utilisés pour chaque chantier dans le logiciel métier BATIGEST
- Vérification des stocks
- Saisie des produits et des quantités utilisés
- Affectation des BL fournisseurs (saisis par le service compta/gestion) à chaque chantier.
Gestion spécifique à certains clients :
- Saisie des travaux quotidiens dans rapport mensuel
- Etablissement des réunions mensuelles destinées aux clients

FACTURATION CLIENTS

Trois rythmes de facturation : ponctuel / mensuel / trimestriel
Editions des factures clients (sur base des contrats d'entretien et devis création) dans le logiciel Sage Batigest sous la forme de « Relevés de travaux » pour contrôle et valorisation des postes main d'œuvre et fournitures par le Directeur et ses collaborateurs, impression en version « provisoire » des situations de travaux à l'avancement pour quantification du pourcentage réalisé des postes des devis, transfert des « Relevés de travaux » valorisés en facturation « provisoire »...

REGLEMENT CLIENTS
- Suivi des paiements clients (copie des virements et chèques clients)
- Suivi de l'encours clients en relation avec le service comptabilité
- Envoi de courriers de relance aux clients

RELANCE CLIENTS
- Envoi de relances par courrier, par mail
- Constitution de dossiers contentieux si nécessaire