Secrétaire d'administration scolaire et universitaire -SASU-

Description du poste :

Relations avec les étudiants :

-accueil et information des étudiants
-inscriptions administratives et pédagogiques
-mise en place des stages : commissions des stages ; conventions

Gestion courante des formations :

-Appui au responsable apogée pour l'élaboration des structures
-Appui à l'élaboration des M3C
-Elaboration et suivi des emplois du temps
-Réservation des salles
-Organisation des examens
-Participation aux jurys d'examen
-Relevés de notes
-Edition des diplômes
-Réponse aux diverses sollicitations téléphoniques ou écrites
-Préparation des réunions et séminaires
-Accueil des intervenants et mise en place des en cours en distanciel

Gestion des cours complémentaires :

-Elaboration en coordination avec les responsables du tableau des besoins en cours complémentaires
-Traitement des dossiers de recrutement des chargés d'enseignements vacataires
-Envoi et suivi des contrats de vacations
-Etablissement des états liquidatifs
-Préparation de la mise en paiement des heures d'enseignement

Gestion financière de la formation :

-Achats : appui au responsable pédagogique dans la préparation de leur commande, établissement du bon de commande interne et transmission au service financier
-Suivi des commandes : récupération et contrôle des bons de livraisons et transmission au service financier, commandes sans bons de livraison (resto, hôtels,.) contrôle de la facture.
-Frais de mission : Transmission des imprimés aux intervenants, contrôle avant transmission au service financier

Descriptif du profil recherché :

Connaissance du logiciel Apogée
Connaissance de la réglementation à appliquer
Connaissance des procédures d'achats à l'UFC
Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel)
Connaissance des logiciels SOF, EVE, P-Stage

Qualités requises :

Qualités relationnelles
Qualités organisationnelles
Sens de la confidentialité
Autonomie et prise d'initiatives