informations générales
Toulouse
Sous l'autorité de la Direction de l'IULCF, en collaboration avec les équipes en place, vos missions essentielles seront les suivantes :
Gestion administrative et suivi des étudiants
- Inscription, gestion et suivi administratif, logistique et pédagogique des étudiants et de leurs parcours de formation.
Paramétrer et mettre à jour les parcours dans le logiciel Aurion.
Vérifier les dossiers et contrôler les pièces justificatives des candidats, collecter les informations manquantes et les saisir dans Aurion.
Facturer les inscriptions et scolarités et éditer les justificatifs (cartes étudiant, certificats, .).
Assurer la gestion administrative et logistique.
Établir les documents relatifs au suivi de la formation (feuilles d'émargement, convocations, attestations de présence, .).
Participer, si besoin, aux réunions pédagogiques.
Administrer l'espace collaboratif (dépôt des documents de fin de session en lien avec les enseignants).
Planification et gestion des emplois du temps
- Gestion des calendriers et emplois du temps sur Aurion.
Attribuer et réserver les salles selon les procédures en place.
Gérer les changements de planning selon les contraintes et les communiquer aux parties intéressées.
Soutien au développement et à la communication
- Participer à la prospection pour les cours de FLE en lien avec les responsables concernés.
- Élaborer des supports de communication (actualiser les pages de l'activité concernées, newsletter, etc.).
- Participer à la promotion de l'ICT et/ou services (salons, JPO, .).
Accueil, secrétariat et communication
- Réaliser des activités de secrétariat :
Accueil physique et téléphonique (étudiants, enseignants, .).
Information des usagers, communications par courriel, diffusion d'informations.
Archivage des documents.
Suivi, reporting et amélioration continue
- Procéder au reporting des différentes activités.
- Veiller à la réalisation des tâches dans les délais impartis et contribuer à l'amélioration des procédures.
Relations institutionnelles et support aux équipes
- Garantir les liens avec les acteurs institutionnels.
- Apporter un support général aux responsables et à l'ensemble de l'équipe.
Requis :
Diplôme et expérience exigés : Bac +2/3 Gestion manager, assistant de direction.
Expérience exigée de 1 à 2 ans dans un établissement d'enseignement supérieur ou OF.
Connaissances : Maitrise avancée des outils informatiques (Pack office dont Publisher) et capacité d'adaptation sur les outils numériques.
Compétences relationnelles : Sens de l'organisation, travail en équipe, rigueur, autonomie, communication écrite et orale correctes.
Compétences attendues :
Anglais B2 exigé.
La pratique de l'espagnol serait un plus.
Poste en CDI à temps complet. (37h et RTT).
Salaire brut mensuel : 1850 € (+13e mois à partir de 6 mois d'ancienneté).
Mutuelle prise en charge à 60%. Accord d'intéressement. Accord de télétravail. Prime mobilité douce. 6 semaines de congés payés. Restauration collective sur place avec participation employeur.
Prise de poste : dès que possible
Candidature (CV, lettre de motivation) à envoyer avant le 06/01/2025.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireGestion administrative et suivi des étudiants
- Inscription, gestion et suivi administratif, logistique et pédagogique des étudiants et de leurs parcours de formation.
Paramétrer et mettre à jour les parcours dans le logiciel Aurion.
Vérifier les dossiers et contrôler les pièces justificatives des candidats, collecter les informations manquantes et les saisir dans Aurion.
Facturer les inscriptions et scolarités et éditer les justificatifs (cartes étudiant, certificats, .).
Assurer la gestion administrative et logistique.
Établir les documents relatifs au suivi de la formation (feuilles d'émargement, convocations, attestations de présence, .).
Participer, si besoin, aux réunions pédagogiques.
Administrer l'espace collaboratif (dépôt des documents de fin de session en lien avec les enseignants).
Planification et gestion des emplois du temps
- Gestion des calendriers et emplois du temps sur Aurion.
Attribuer et réserver les salles selon les procédures en place.
Gérer les changements de planning selon les contraintes et les communiquer aux parties intéressées.
Soutien au développement et à la communication
- Participer à la prospection pour les cours de FLE en lien avec les responsables concernés.
- Élaborer des supports de communication (actualiser les pages de l'activité concernées, newsletter, etc.).
- Participer à la promotion de l'ICT et/ou services (salons, JPO, .).
Accueil, secrétariat et communication
- Réaliser des activités de secrétariat :
Accueil physique et téléphonique (étudiants, enseignants, .).
Information des usagers, communications par courriel, diffusion d'informations.
Archivage des documents.
Suivi, reporting et amélioration continue
- Procéder au reporting des différentes activités.
- Veiller à la réalisation des tâches dans les délais impartis et contribuer à l'amélioration des procédures.
Relations institutionnelles et support aux équipes
- Garantir les liens avec les acteurs institutionnels.
- Apporter un support général aux responsables et à l'ensemble de l'équipe.
Requis :
Diplôme et expérience exigés : Bac +2/3 Gestion manager, assistant de direction.
Expérience exigée de 1 à 2 ans dans un établissement d'enseignement supérieur ou OF.
Connaissances : Maitrise avancée des outils informatiques (Pack office dont Publisher) et capacité d'adaptation sur les outils numériques.
Compétences relationnelles : Sens de l'organisation, travail en équipe, rigueur, autonomie, communication écrite et orale correctes.
Compétences attendues :
Anglais B2 exigé.
La pratique de l'espagnol serait un plus.
Poste en CDI à temps complet. (37h et RTT).
Salaire brut mensuel : 1850 € (+13e mois à partir de 6 mois d'ancienneté).
Mutuelle prise en charge à 60%. Accord d'intéressement. Accord de télétravail. Prime mobilité douce. 6 semaines de congés payés. Restauration collective sur place avec participation employeur.
Prise de poste : dès que possible
Candidature (CV, lettre de motivation) à envoyer avant le 06/01/2025.
