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Secrétaire comptable

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  • Tavernes

Notre Secrétaire administratif, idéalement connaitra le monde oléicole et aura pour tâches; sous l'autorité directe du Président de la
Coopérative: .
Liens fonctionnels :
- En interne : les administrateurs, le moulinier
- En externe : l'ensemble des coopérateurs, le cabinet d'expertise-comptable
Missions :
- Accueil et renseignements téléphoniques
- Traitement du courrier électronique, transmission
- Rédaction et traitement des courriers papier
- Gérer les fichiers des coopérateurs (coordonnées, parts, coopérateurs bio, etc)
- Rédiger et mettre en forme des documents : convocations, notes, comptes-rendus, courriers.
- Classer et archiver les pièces administratives, documents (numériques et papier)
- Préparation des dossiers administratifs
- Etablir les diverses déclarations liées aux obligations fiscales ou à la
réglementation de la coopérative (stocks, déclaration épandage, HCCA,
préfecture, déclaration AOP, déclaration taxe professionnelle, TVA)
- Tenue du registre des salariés et prestataires
- Remplir le registre des entrées/sorties et procéder à l'inventaire des produits
- Saisir en ligne, à la suite de la réception du courrier, les données concernant
l'épandage
- AOP, par mail : déclaration de fabrication (de janvier à mars) et déclaration de
revendication (en début de récolte)
- Saisie, édition et classement des factures Tenue du cahier de caisse, du cahier de banque et du cahier de TVA
- Enregistrer les ventes (huiles, contenants, emballages, filets.) ; suivi du stock
d'huile
- Gestion des stocks d'emballages (achats, suivi du stock)
- Recouvrement des créances Etablissement ou réception des bons de livraison
- Saisie du journal et des opérations comptables sur le logiciel de comptabilité
- Rapprochement bancaire, lettrage des comptes, sauvegarde, lien avec l'expert-comptable
- Suivi des comptes avec l'expert-comptable, régularisation après audi et bilan
- Archivage des pièces comptables (numériques et papier)
- Préparation des dossiers financiers si besoin (demande de subvention.)
- Gérer et suivre les contrats prestataires en lien avec le bureau (téléphonie,
informatique) Gérer les abonnements et la documentation
- Synthétiser et diffuser les questionnaires de satisfaction ou toute autre démarche qualité
- Saisie et suivi des nouveaux coopérateurs, mise à jour des fichiers Gestion et suivi du fichier des parts
- Transmission des informations concernant l'activité oléicole
- Inscriptions aux concours de dégustation (SIA Paris, Brignoles, etc)
- Tenue du cahier d'épandage
- Assemblée Générale : mise à jour du fichier coopérateurs et fiche d'émargement, envoi de convocations, rédaction du PV, transmission des documents (HCCA et greffe)
- Préparation : information aux coopérateurs de la campagne (dates d'ouverture et
fermeture, tarifs de trituration)
- Installation pour l'accueil des apporteurs (bureau, ordinateur)
- Enregistrement des apports dans le logiciel dédié, édition des bonds au fil de l'eau
- Déclaration épandage Création et validation des lots Saisie, édition, envoi et encaissement des factures de trituration
- Saisie des sorties d'huile, enregistrement des bons Entrées/Sorties Bilan et déclaration des stocks en ligne (France Agrimer)
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