informations générales
Besançon
Intitulé du poste : Secrétaire Comptable Polyvalent(e)
Type de contrat : CDI, 35 heures par semaine
Lieu de travail : Cabinet Aura Finance Conseil, 9 rue Christiaan Huygens, 25000 BESANÇON
Missions principales :
1. Accueil et gestion des communications :
- Accueillir physiquement les clients et visiteurs du cabinet.
- Assurer la gestion des appels téléphoniques entrants.
- Prendre et transmettre les messages aux collaborateurs concernés.
- Organiser les rendez-vous avec les clients ou prospects.
2. Gestion documentaire :
- Numérisation, archivage électronique et classement des documents.
- Organisation et suivi des procédures de classement numérique.
- Téléchargement et gestion des documents clients à partir de plateformes en ligne.
3. Support à la communication interne et externe :
- Élaboration et rédaction de newsletters à destination des clients et/ou collaborateurs.
- Coordination avec les différents services pour la collecte d'informations nécessaires à la rédaction des communications.
4. Gestion administrative des nouveaux clients :
- Gestion des dossiers d'intégration des nouveaux clients.
- Coordination administrative avec les différents services internes pour assurer une intégration fluide des nouveaux clients.
5. Assistance aux clients sur les outils numériques :
- Accompagnement des clients dans l'utilisation des outils numériques mis à disposition par le cabinet (portail client, plateformes de gestion, etc.).
- Formation de base des clients sur l'utilisation de ces outils pour faciliter leur autonomie.
- Support technique de premier niveau pour les questions et les problèmes rencontrés par les clients.
6. Mise en place de la facturation électronique :
- Participation à l'implémentation du système de facturation électronique au sein du cabinet.
- Suivi et gestion des factures électroniques en collaboration avec le service comptable.
- Assistance aux clients pour la transition vers la facturation électronique, en répondant à leurs questions et en fournissant un support technique de premier niveau.
Compétences requises :
1. Compétences en communication :
- Excellente expression orale et écrite.
- Capacité à interagir de manière professionnelle avec les clients et les équipes.
2. Compétences en informatique :
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint).
- Connaissance des logiciels de gestion documentaire, des plateformes en ligne et des outils de facturation électronique.
3. Compétences techniques :
- Connaissances de base en comptabilité, un atout.
- Notions en droit social et juridique, un plus apprécié.
Qualités personnelles :
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Capacité d'adaptation à des tâches variées.
- Esprit d'équipe et sens du service.
- Discrétion et confidentialité.
Formation et expérience :
- Formation en secrétariat, communication, ou domaine équivalent.
- Expérience professionnelle sur un poste similaire dans un environnement comptable ou juridique souhaitée.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireType de contrat : CDI, 35 heures par semaine
Lieu de travail : Cabinet Aura Finance Conseil, 9 rue Christiaan Huygens, 25000 BESANÇON
Missions principales :
1. Accueil et gestion des communications :
- Accueillir physiquement les clients et visiteurs du cabinet.
- Assurer la gestion des appels téléphoniques entrants.
- Prendre et transmettre les messages aux collaborateurs concernés.
- Organiser les rendez-vous avec les clients ou prospects.
2. Gestion documentaire :
- Numérisation, archivage électronique et classement des documents.
- Organisation et suivi des procédures de classement numérique.
- Téléchargement et gestion des documents clients à partir de plateformes en ligne.
3. Support à la communication interne et externe :
- Élaboration et rédaction de newsletters à destination des clients et/ou collaborateurs.
- Coordination avec les différents services pour la collecte d'informations nécessaires à la rédaction des communications.
4. Gestion administrative des nouveaux clients :
- Gestion des dossiers d'intégration des nouveaux clients.
- Coordination administrative avec les différents services internes pour assurer une intégration fluide des nouveaux clients.
5. Assistance aux clients sur les outils numériques :
- Accompagnement des clients dans l'utilisation des outils numériques mis à disposition par le cabinet (portail client, plateformes de gestion, etc.).
- Formation de base des clients sur l'utilisation de ces outils pour faciliter leur autonomie.
- Support technique de premier niveau pour les questions et les problèmes rencontrés par les clients.
6. Mise en place de la facturation électronique :
- Participation à l'implémentation du système de facturation électronique au sein du cabinet.
- Suivi et gestion des factures électroniques en collaboration avec le service comptable.
- Assistance aux clients pour la transition vers la facturation électronique, en répondant à leurs questions et en fournissant un support technique de premier niveau.
Compétences requises :
1. Compétences en communication :
- Excellente expression orale et écrite.
- Capacité à interagir de manière professionnelle avec les clients et les équipes.
2. Compétences en informatique :
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint).
- Connaissance des logiciels de gestion documentaire, des plateformes en ligne et des outils de facturation électronique.
3. Compétences techniques :
- Connaissances de base en comptabilité, un atout.
- Notions en droit social et juridique, un plus apprécié.
Qualités personnelles :
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Capacité d'adaptation à des tâches variées.
- Esprit d'équipe et sens du service.
- Discrétion et confidentialité.
Formation et expérience :
- Formation en secrétariat, communication, ou domaine équivalent.
- Expérience professionnelle sur un poste similaire dans un environnement comptable ou juridique souhaitée.
