Secrétaire bilingue

Gérer la correspondance (lettres) arrivée/départ du Projet : diffusion et classement dans la base
Gérer les comptes-rendus de réunions, les weekly et monthly reports : numérotation, enregistrements dans la base GAIA du projet, obtention des signatures, émission et classement dans la base
Organiser les réunions (accueil visiteurs, réservations des salles de réunions, pauses café, accès Wifi, etc.)
Organiser les voyages dans l'outil Voyages spécifique
Gérer la logistique (Service Généraux, déménagements, etc.)
Mettre à jour les différents tableaux de bord (liste téléphonique, congés, etc.)
Gérer les accès aux différents outils Projet
Participer à l'organisation des évènements
Assurer les diverses tâches déléguées par la Lead Assistante
Gérer les diverses correspondances et documents : Client, Sous-traitants, etc. (préparation/rédaction des lettres, signatures, envois selon les procédures du projet, etc.)
Gérer les courriers et comptes-rendus de réunions émis par les personnes de l'équipe Procurement (mises en forme des comptes-rendus, envois pour signature, diffusions selon les procédures du projet
Tenir à jour des tableaux de suivi (correspondances, commandes.)
Réceptionner et diffuser les offres et les commandes
Assurer l'interface avec les intervenants externes et internes

COMPETENCES REQUISES
Anglais et Français Bilingue (lu/écrit/parlé)
Maîtrise du Pack Office Microsoft
Organisation, rigueur et respect des règles et de la confidentialité
Aptitude au travail en équipe avec adaptabilité et flexibilité
Efficacité à communiquer avec son environnement de travail direct