Secrétaire bilingue

L'Ecole Supérieure de Praxis Sociale, centre de formation multi-filières en travail social, porte des activités de formation, de recherche et de développement adaptées aux besoins et évolutions qui traversent l'intervention sociale et médico-sociale. Elle s'engage ainsi à soutenir les innovations permettant de contribuer à la transformation du travail social et de ses formations.
Elle propose et gère :
-des formations des niveaux 3 au niveau 7, au sein des trois pôles de formation (initiale, continue/VAE et apprentissage ),
-des formations continues thématiques et groupes d'analyse de la pratique professionnelle,
-un Centre de Formation d'Apprentis (CFA).
L'École Supérieure de Praxis Sociale, recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour son CFA.

Missions
Attaché(e) à la Direction Générale Adjointe et au Responsable du CFA , les principales missions du/de l'Assistant(e) Administratif(ve) du CFA sont les suivantes :
Gestion administrative et logistique des contrats d'apprentissage
Gérer la mise en place des contrats d'apprentissage (récolte des données jusqu'à la signature du contrat),
Collecter les demandes et saisir les informations dans des bases de données et logiciels adaptés (YPAREO, Portails des OPCO et du CNFPT) ,
Répondre aux enquêtes demandées par les différentes autorités en lien avec l'apprentissage (SIFA.),

Répondre aux demandes des employeurs et transmettre les documents de formation (devis de formation, recueil des renseignements pour l'établissement des contrats d'apprentissage, CERFA, convention de formation.),
Vérifier des informations saisies par les employeurs dans le cadre du CERFA online,
Concevoir, adapter et gérer les documents liés aux formations (conventions de formation, tableau de suivi de présence des apprentis, .),
Veiller et mettre à jour la base de données d'YPAREO,
Répondre aux demandes des OPCO (demande d'information complémentaire, transmission de certificat de réalisation. informer les OPCO sur la rupture du contrat.)
Être interlocuteur des OPCO pour les différentes démarches et demandes en lien avec le financement des contrats d'apprentissage,
Saisir la rupture du contrat sur YPAREO,
Gérer les changements intervenus au cours du contrat (avenants au contrat : changement maitre d'apprentissage, changement de lieu d'exécution du contrat.).

Accueil / Information
Être interlocuteur des UFA (répondre aux questions, transmettre les documents, participer à la rencontre des UFA, des apprentis).
Être interlocuteur des employeurs pour des questions sur le contrat,
Être interlocuteur des apprentis pour des questions relatives au contrat,
Suivi et accompagnement administratif des apprentis
Gestion des conventions de stage et de mobilité internationale des apprentis (hors employeurs, France, hors France)
Participer au conseil de perfectionnement pour la prise de notes et établissement du compte-rendu.
Projet CELIS (Campus Européen de l'Intervention sociale dans le Rhin supérieur) financé par le Fonds Social Européen

Gestion administrative et logistique du projet
Soutien organisationnel, administratif et financier

Connaissances et compétences attendues
Connaissance et expertise des outils informatiques et bureautiques,
Connaissance de l'environnement numérique spécifique au secteur de la formation,
Bonne expression orale et écrite,
Bon niveau d'Allemand,
Cadre règlementaire et législatif de la formation et des EFTS (Établissements de Formation en Travail Social) (souhaité)
Sens de l'organisation, rigueur et méthode,
Aisance relationnelle,
Autonomie,
Disponibilité,
Esprit d'équipe.

Profil
Issu(e) d'une formation dans le champ du secrétariat et/ou de la gestion (BTS, BUT..), expérience professionnelle souhaitée dans le métier et/ou le secteur de la formation professionnelle