Secrétaire administratif(ve) de collectivité territoriale

MISSIONS & ACTIVITES :
Secrétariat des assemblées
- Programmer et mettre en œuvre le calendrier des instances communautaires : conseil, bureau, conférence des maires etc.
- Participer aux réunions des instances et en assurer la gestion administrative et logistique.
- Rédiger et diffuser les documents préparatoires de séances (ordre du jour, convocation, pouvoir etc.) en concertation avec les services.
- Veiller au respect de la réglementation : délai de convocation, quorum, transmission des actes au contrôle de légalité etc.
- Rédiger les procès-verbaux et délibérations finales en veillant au respect du formalisme des actes (mentions obligatoires) et de leur transcription.
- Assurer la bonne tenue du registre des délibérations.
- Optimiser la qualité et sécuriser les processus administratifs, informer et sensibiliser les services au processus de contrôle préalable des actes, au respect des chartes graphiques et rédactionnelles.
- Organiser les élections.

Secrétariat de Direction

- Assurer la gestion des agendas de la Direction générale et de la Gouvernance.
- Organiser matériellement et administrativement les réunions et rendez-vous de la Direction générale et de la Gouvernance.
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
- Rédiger les courriers à l'attention des élus, des administrations, des partenaires, des administrés etc.
- Recueillir et transmettre les informations de la direction ou de la gouvernance aux services concernés.
- Assurer le suivi de la représentation de la CCPV dans les diverses institutions.
- Gérer le volet officiel des évènements de la collectivité (inaugurations, cérémonie des vœux etc.).
- Élaborer et/ou mettre à jours des bases de données à destination des services (annuaire des élus, des mairies et syndicats ; recensement des salles etc.).
- Participer ponctuellement à la mission d'accueil physique et téléphonique.
- Assurer le classement et l'archivage des documents.


APTITUDES REQUISES :

Savoirs
o Diplôme supérieur des métiers des administrations et collectivités territoriales (MACT) ou de gestion des administrations et des entreprises (GEA).
o Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement général des administrations et établissements publics.
o Connaissance des processus et circuits décisionnels des assemblées.
o Techniques d'élaboration de tableaux de bord et bilans d'activité.
o Techniques rédactionnelles de rapports et de notes de synthèse.

Savoirs faire & être
o Capacités rédactionnelles et expression orale de qualité indispensables.
o Autonomie dans l'organisation du travail.
o Sens du travail en équipe, bon relationnel.
o Organisation, respect des délais, gestion des priorités, discrétion.
o Très bonne maîtrise de l'outil informatique.
o Force de proposition auprès de la hiérarchie.

CONDITIONS / CONTRAINTES :
o Expérience similaire vivement appréciée.
o Recrutement par voie statutaire et/ou contractuelle.
o Poste à temps complet (RTT).
o Rémunération indiciaire + IFSE selon carrière et/ou expérience.
o Travail en soirée lors des assemblées.
o Déplacements ponctuels, permis B nécessaire.
o Avantages : télétravail (1 jour / semaine), RTT, participation mutuelle + prévoyance labelisées, chèques vacances (selon conditions).
o Poste à pourvoir au 1er mars 2025 ou au plus tôt après cette date.
o Date limite de candidature : 31 décembre 2024.
o CV + lettre de motivation à adresser à Madame la Présidente de la Communauté de Communes de la Picardie Verte à l'adresse recrutement@ccpv.fr