Secrétaire administratif(ve) de collectivité territoriale

Le/la secrétaire des assemblées évolue au sein du Pôle Administration générale, assure notamment le secrétariat des assemblées en équipe et sous la responsabilité de la directrice du Pôle.

MISSIONS :
Réalisées sous la responsabilité de la directrice du Pôle Administration générale, les missions s'articulent de la manière suivante :
Gestion administrative des assemblées en binôme avec la directrice du Pôle :
- Rédiger les documents préparatoires de séances (convocations, pouvoirs.) en concertation avec les services
- Planifier les assemblées, les commissions, réunions et rendez-vous des élus
- Veiller au respect de la réglementation des assemblées (délais de transmission de documents avant les réunions convocations, quorum, transmission des actes .)
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus et procès-verbaux
- Transmettre les délibérations, documents et décisions au contrôle de légalité
- Optimiser la qualité et sécuriser les processus administratifs, informer et sensibiliser les
différents services au processus de contrôle préalable des actes, au respect des chartes graphiques et rédactionnelles
- Suivre la représentation de la CCAPV dans les diverses institutions
- Organisation du volet officiel des inaugurations et évènements de la collectivité
- Gestion des subventions attribuées aux associations par la collectivité

Missions annexes
- Relais ponctuel sur la mission d'accueil physique et téléphonique
- Relais de la responsable du pôle administration générale en cas d'absence
- Gestion de l'archivage

DESCRIPTIF DU PROFIL RECHERCHE
- Diplôme : Bac et + dans le domaine de l'administration, assistance de direction. Permis de conduire obligatoire.
- Savoirs : Connaître le fonctionnement et l'organisation des administrations et des établissements publics, Connaître les règles, les processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes, Connaître les procédures de contrôle des actes, Maîtriser les logiciels de bureautique
- Savoir-faire : Gérer les délais et les urgences, Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs, Appliquer les méthodes de classement et d'archivage, Avoir une expression orale et écrite de qualité.
- Savoir-être : Sens du travail en équipe, rigueur et méthode, sérieux, sens de l'organisation, respect des délais, gérer les priorités, respect du secret professionnel
CONDITIONS D'EMPLOI
- Emploi permanent à temps complet, 1607 heures annualisées
- Travail ponctuel en fin de journée (17h30-20h00) à l'occasion des instances (bureau, conférence des maires et conseil communautaire) ou sur des évènements
- Recrutement par voie statutaire ou contractuelle
- Rémunération avec régime indemnitaire lié à la fonction
- Participation de l'employeur à la mutuelle santé et prévoyance labellisées
- Collectivité adhérente au CNAS

Candidatures(CV et lettre de motivation) à adresser dès que possible à Monsieur le Président de la CCAPV, en précisant l'intitulé du poste: ressources-humaines@ccapv.fr