Secrétaire administratif(ve) de collectivité territoriale

Profil recherché: un(e) secrétaire de la Direction de l'Urbanisme et des Services Techniques.
Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Responsable de l'urbanisme, il/elle exercera les principales missions suivantes :
- Accueil physique et téléphonique des riverains et correspondants de la DUST, gestion des appels du service,
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique,
- Réceptionner, traiter des demandes d'information et des réclamations,
- Enregistrer et dématérialiser des dossiers administratifs (courriers, demandes de travaux, DP, PC, CU, DIA, D.I.C.T. .),
- Gérer le planning du chauffage des équipements municipaux
- Classer les documents des services (archives),
- Gérer l'affichage réglementaire extérieur des services (arrêtés, circulaires, avis dépôts, analyse de l'eau, .)

- Temps de travail hebdomadaire : 36h00.
- Horaires : lundi de 8h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00, et les mardi, mercredi, jeudi, vendredi de 8h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00.
- Permanence urbanisme à la Mairie annexe les vendredis matin.
- Travail sur écran
- Travail isolé lors des permanences urbanisme les vendredis matin

Accueil / Secrétariat de la Direction de l'Urbanisme et des Services Techniques:
- Accueillir, renseigner, orienter le public (sur place, par mail, par téléphone) ;
- Gérer et organiser le secrétariat ;
- Gérer les appels ;
- Organiser et planifier des réunions ;
- Rédiger et transmettre les comptes rendu et convocations pour les différentes commissions du service, et les commissions de sécurité ;
- Participer et rédiger des comptes rendus de réunions ;
- Assurer l'archivage des documents ;
- Suivre des tableaux de bords ;
- Orienter et renseigner le public sur la constitution des dossiers simples de DP, PC, CU et ERP ;
- Tenir les registres d'autorisations numériques et papiers ;
- Reproduction des dossiers divers ;
- Suivi des retours des courriers recommandés ;
- Gestion administrative du courrier de la DUST.

Urbanisme:
- Enregistrer, traiter et dématérialiser les demandes d'autorisation d'urbanisme, vérifier la complétude des dossiers de DP, PC, CU, DIA ;
- Rédiger des courriers d'accompagnement des DP/PC et bordereaux d'envois pour notaires et pétitionnaires ;
- Renseigner sur des questions simples d'urbanisme, de travaux, de foncier, d'offres en logements ;
- Transmettre des arrêtés à la Préfecture pour le contrôle de légalité ;
- Traiter les demandes de vente au déballage ;
- Editer les courriers TLPE en lien avec Refpac ;
- Transmettre les dossiers d'enseigne à l'ABF ;
- Mettre à disposition du public les autorisations d'urbanisme pour consultation.

Technique:
- Rédiger des courriers de réponse aux riverains ;
- Assurer la relation DUST - usagers, en lien avec les services concernés (réponses et suivi) ;
- Assurer la gestion du planning de chauffage des bâtiments communaux ;
- Réaliser les demandes d'intervention auprès des concessionnaires ;
- Gestion du logiciel des clés électroniques des bâtiments communaux ;
- Rédaction et suivi des DT, DICT, ATU.