informations générales
Cadière-d'Azur
Au sein du service Secrétariat de Direction, l'agent, placé sous l'autorité du responsable du service, a pour mission principale de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il assistera en permanence le responsable du service, la DGS et le DGAST dans les tâches de secrétariat et de gestion administrative et comptable, dans un souci de fiabilité et de qualité d'exécution. En lien avec tous les services de l'établissement, il fournit les renseignements et assure le suivi administratif de la direction.
Les Missions principales et activités du poste :
Accueil téléphonique et physique
Traitement et suivi administratif
Contribution à l'organisation et au bon fonctionnement du service en lien avec tous les autres services
Recevoir, filtrer, orienter, transmettre les appels et messages
Renseigner les correspondants
Relever et transmettre les messages au responsable du service
Effectuer les relances téléphoniques
Assurer la gestion des parapheurs
Gérer la boite électronique du service
Contrôler/corriger la forme des documents soumis à la lecture, signature ou visa des directions
Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents de communication interne émis par les directions
Classer et archiver des documents
Élaborer des documents numériques
Ventiler les courriers/documents entre les services, reprographier, affranchir ou envoyer par mail
Contrôler/Corriger la forme des projets de courriels soumis à la lecture des directions
Prendre des notes et rédiger des compte-rendu de réunions
Rédiger, mettre en forme, des projets de délibérations (logiciel C-logik)
Éditer, enregistrer et assurer le suivi des bons de commandes et des factures (logiciel Ciril)
Commander les fournitures pour le service
Assurer la gestion des besoins matériels pour les réunions de services.
Contribuer à la transversalité au sein du service et avec les services
Profil recherché :
De formation Bac / Bac +2 en gestion administrative
Vous justifiez idéalement d'au moins une expérience réussie sur un profil équivalent
Vous maitrisez l'orthographe et les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet.).
La pratique des collectivités territoriales et leur environnement sera appréciée.
Savoir-être & savoir-faire :
Devoir de réserve
Respect de la hiérarchie
Rendre compte de son activité à son responsable
Rigueur, conscience professionnelle
Respect de la confidentialité, discrétion, probité
Dynamisme, motivation, disponibilité, réactivité, sens de l'initiative
Sens de la communication et du relationnel, esprit d'équipe
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Faire preuve de diplomatie, de bienveillance
Sens du service public et de l'accueil
Bonne présentation
Techniques de secrétariat, application de principes de rédaction administrative
Maîtrise de l'outil informatique
Utilisation de logiciels spécifiques (C-logik, Ciril)
Maîtrise de l'orthographe
Capacités rédactionnelles
Expression orale et écrite de qualité
Sens de l'organisation et priorisation
Autonomie
Capacité d'analyse
Conditions d'exercice et avantages
Cadre d'emploi : Adjoint administratif (C)
Statut : Recrutement par voie contractuelle
Adhésion au COS
Temps de travail hebdomadaire : 35 h00 (25 CA)
Durée du contrat : 3 mois renouvelable
Disponibilité en fonction des nécessités du service
Les candidatures (CV + lettre de motivation), sont à adresser par mail à rh@sudsaintebaume.fr à l'attention de Mme la Présidente
Date limite de candidature le 10/09/2024
Poste à pourvoir dès que possible
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLes Missions principales et activités du poste :
Accueil téléphonique et physique
Traitement et suivi administratif
Contribution à l'organisation et au bon fonctionnement du service en lien avec tous les autres services
Recevoir, filtrer, orienter, transmettre les appels et messages
Renseigner les correspondants
Relever et transmettre les messages au responsable du service
Effectuer les relances téléphoniques
Assurer la gestion des parapheurs
Gérer la boite électronique du service
Contrôler/corriger la forme des documents soumis à la lecture, signature ou visa des directions
Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents de communication interne émis par les directions
Classer et archiver des documents
Élaborer des documents numériques
Ventiler les courriers/documents entre les services, reprographier, affranchir ou envoyer par mail
Contrôler/Corriger la forme des projets de courriels soumis à la lecture des directions
Prendre des notes et rédiger des compte-rendu de réunions
Rédiger, mettre en forme, des projets de délibérations (logiciel C-logik)
Éditer, enregistrer et assurer le suivi des bons de commandes et des factures (logiciel Ciril)
Commander les fournitures pour le service
Assurer la gestion des besoins matériels pour les réunions de services.
Contribuer à la transversalité au sein du service et avec les services
Profil recherché :
De formation Bac / Bac +2 en gestion administrative
Vous justifiez idéalement d'au moins une expérience réussie sur un profil équivalent
Vous maitrisez l'orthographe et les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet.).
La pratique des collectivités territoriales et leur environnement sera appréciée.
Savoir-être & savoir-faire :
Devoir de réserve
Respect de la hiérarchie
Rendre compte de son activité à son responsable
Rigueur, conscience professionnelle
Respect de la confidentialité, discrétion, probité
Dynamisme, motivation, disponibilité, réactivité, sens de l'initiative
Sens de la communication et du relationnel, esprit d'équipe
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Faire preuve de diplomatie, de bienveillance
Sens du service public et de l'accueil
Bonne présentation
Techniques de secrétariat, application de principes de rédaction administrative
Maîtrise de l'outil informatique
Utilisation de logiciels spécifiques (C-logik, Ciril)
Maîtrise de l'orthographe
Capacités rédactionnelles
Expression orale et écrite de qualité
Sens de l'organisation et priorisation
Autonomie
Capacité d'analyse
Conditions d'exercice et avantages
Cadre d'emploi : Adjoint administratif (C)
Statut : Recrutement par voie contractuelle
Adhésion au COS
Temps de travail hebdomadaire : 35 h00 (25 CA)
Durée du contrat : 3 mois renouvelable
Disponibilité en fonction des nécessités du service
Les candidatures (CV + lettre de motivation), sont à adresser par mail à rh@sudsaintebaume.fr à l'attention de Mme la Présidente
Date limite de candidature le 10/09/2024
Poste à pourvoir dès que possible
