informations générales
Macouria
Missions principales :
Le/la secrétaire administrative est responsable de l'organisation administrative de l'entreprise. Il/elle assure le bon fonctionnement des tâches administratives quotidiennes, la gestion des communications et soutient l'équipe dans l'accomplissement de diverses missions.
1. Gestion des communications :
- Réceptionner et orienter les appels téléphoniques, les mails et les courriers.
- Rédiger, trier et classer la correspondance.
- Gérer les relations avec les clients, fournisseurs et partenaires externes.
2. Organisation administrative :
- Gérer les agendas et les plannings des responsables ou de l'équipe.
- Organiser et planifier les réunions
- Facturation / Devis sur logiciel E.B.P
- Recouvrement
- Déplacement chez nos clients/fournisseurs
- Visite de chantier
- Préparer et rédiger des documents administratifs (comptes-rendus, rapports, courriers, contrat client etc.).
3. Gestion documentaire :
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et commerciaux.
- Gérer les dossiers sensibles, garantir leur confidentialité et leur sécurité.
4. Gestion des déplacements :
- Organiser les déplacements professionnels
5. Support à la gestion des ressources humaines :
- Aider à la gestion des documents RH (suivi des congés, gestion des contrats, préparation des paies, etc.).
- Assurer l'accueil des nouveaux employés et la gestion des formalités administratives liées à leur intégration.
6. Autres tâches administratives :
- Suivi des commandes de fournitures de bureau et gestion des stocks.
- Participation à des projets transversaux ou ponctuels nécessitant un support administratif
- Qualités personnelles :
o Discrétion et respect de la confidentialité.
o Autonomie, rigueur et souci du détail.
o Bonne capacité d'adaptation et réactivité face aux urgences.
o Sens du relationnel et capacité à travailler en équipe.
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1. Gestion des communications :
- Réceptionner et orienter les appels téléphoniques, les mails et les courriers.
- Rédiger, trier et classer la correspondance.
- Gérer les relations avec les clients, fournisseurs et partenaires externes.
2. Organisation administrative :
- Gérer les agendas et les plannings des responsables ou de l'équipe.
- Organiser et planifier les réunions
- Facturation / Devis sur logiciel E.B.P
- Recouvrement
- Déplacement chez nos clients/fournisseurs
- Visite de chantier
- Préparer et rédiger des documents administratifs (comptes-rendus, rapports, courriers, contrat client etc.).
3. Gestion documentaire :
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et commerciaux.
- Gérer les dossiers sensibles, garantir leur confidentialité et leur sécurité.
4. Gestion des déplacements :
- Organiser les déplacements professionnels
5. Support à la gestion des ressources humaines :
- Aider à la gestion des documents RH (suivi des congés, gestion des contrats, préparation des paies, etc.).
- Assurer l'accueil des nouveaux employés et la gestion des formalités administratives liées à leur intégration.
6. Autres tâches administratives :
- Suivi des commandes de fournitures de bureau et gestion des stocks.
- Participation à des projets transversaux ou ponctuels nécessitant un support administratif
- Qualités personnelles :
o Discrétion et respect de la confidentialité.
o Autonomie, rigueur et souci du détail.
o Bonne capacité d'adaptation et réactivité face aux urgences.
o Sens du relationnel et capacité à travailler en équipe.
