Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

Description du poste :
Bras droit du dirigeant, collaborateur de confiance, vous épaulez la direction sur des missions très polyvalentes et pour plusieurs sites : organisation, administratif, communication, facturation, action commerciale, événementiel.
Vous avez un rôle clé pour l'entreprise et êtes en charge de :
ACCUEIL & ASSISTANAT ADMINISTRATIF
-Gère les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise
-Relève la boîte mail de l'entreprise et dispatche aux bons interlocuteurs
-Organise les réunions de bureau, prépare les éléments et suit le plan des actions décidées en réunion
-Rédige tous documents nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, mailings clients,.. )
-Assure la commande des fournitures de bureau et la gestion des stocks
EXPLOITATION
- Tous les matins, intègre informatiquement (document Excel) les productions et les ventes des carrières
- Tous les soirs, réalise les travaux de fin de journée, collecte, enregistrement informatique et clôture des ventes comptants (particuliers) de la journée et fait le reporting à la direction
-Chaque fin de mois, transmet à la direction le récapitulatif mensuel des productions et ventes des carrières, par site
GESTION COMMERCIALE / FACTURATION (MATERIAUX et TRANSPORT)
-Prend en charge l'ouverture client : envoi de la fiche ouverture de compte, CGV, ...
-Prépare les offres de prix et les envoie après validation de la direction
-Tous les matins, établit la préfacturation de la veille.
-Chaque fin de semaine, imprime la liste des livraisons par produit de la semaine
-Tous les mois (au plus tard le 5) imprime les états nécessaires, établit la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution des livraisons
-Gère les relances, les avoirs si nécessaire, après validation de la direction
COMMUNICATION & EVENEMENTIEL
-Conçoit et diffuse des supports de communication (site internet, newsletter, plaquettes commerciales, rapports annuels, affiches, réseaux sociaux.) pour développer l'activité commerciale et anime la communication digitale pour véhiculer l'image de l'entreprise
-Prend en charge la conception, les préparatifs et l'organisation matérielle et logistique d'évènements (et/ou y prendre part)
Description du profil :
D'un naturel tout terrain, vous êtes reconnue pour votre polyvalence et votre adaptabilité.
A l'aise autant avec les outils informatiques (logiciels, CRM, suite bureautique) que graphique (Canva), vous avez envie de vous impliquer grandement dans la vie de l'entreprise pour soutenir la direction et répondre aux objectifs fixés.
Autonome, vous êtes capable d'être force de proposition et de travailler avec rigueur et organisation.
Vous avez le sens des responsabilités, personne de confiance, vous êtes prêt à vous investir au quotidien et d'être loyal.
Informations complémentaires :***Expérience de 3 à 5 ans sur un poste similaire - BTS ou équivalent requis
* Localisation géographique : VAUDES
* Horaire : 39H : 8h-12h/14h-18h (sauf lundi, démarrage 9h)
* Salaire proposé : 2200 euros brut (pour 35 heures) = 2500 euros brut pour 39 h