informations générales
Valence
Nous recherchons le ou la secrétaire administrative qui nous rejoindra et qui sera partie prenante de notre structure à temps partiel : 24 heures hebdomadaire.
Sa Mission :
* Accueil et secrétariat :
- Accueil du public durant les horaires de travail.
- Renseignements téléphoniques et prise de rendez-vous.
- Traitement et classement du courrier électronique et papier.
- Rédaction et traitement des courriers papier.
- Les mails et courriers importants à destination des partenaires, aux officiels, à la région, à la préfecture ainsi qu'aux établissements, doivent être vérifiés par un membre du bureau avant envoi.
* Gestion administrative :
- Saisie des factures, tenue du cahier de caisse, saisie des opérations comptables sur le logiciel de comptabilité EBP en collaboration avec la bénévole comptable et/ou le cabinet d'expertise comptable.
- Suivi et relance des paiements et suivi régulier sur les « en-cours » avec le trésorier.
- Archivage papier et numérique des pièces comptables et administratives respectant les procédures internes.
- Assistance au montage et suivi des dossiers de demandes de subventions publiques en collaboration avec le bureau.
- Préparation des dossiers administratifs (pré-saisie, photocopies, envois, etc.).
- Rédaction des comptes-rendus des diverses réunions et entretiens.
* Missions générales et vie associative :
- Saisie et suivi des adhésions, mise à jour mensuelle des fichiers adhérents et partenaires.
- Représentation de l'association sur divers évènements (tenue de stand et évènements de promotion auprès des établissements et partenaires).
- Relecture des outils de communication (flyers, dossiers de présentation, communiqués de presse), avant validation par le bureau.
- Gestion avec la responsable administrative de la communication générale de l'association.
- Préparation des calendriers de distribution et restitution des manuels scolaires.
- Participation aux campagnes de distribution et restitution des manuels scolaires après validation avec le bureau.
Profil souhaité :
- Diplôme (Bac Pro à Bac+2) ou expérience significative (2 ans minimum) en secrétariat et assistanat de direction.
- A l'aise avec l'outil téléphonique.
- Polyvalence, rigueur et bienveillance.
- Avoir le sens de la hiérarchie et de la discrétion.
- Avoir le sens du contact.
- Sens de l'organisation et esprit d'initiative.
- Savoir gérer son temps et mettre en priorité ses travaux.
- Bonne notion de gestion et de comptabilité.
- Très bonne capacité rédactionnelle.
- Excellente maîtrise de l'orthographe.
- Très bonne élocution.
- Sensibilité aux alternatives, connaissance du terrain militant.
- Savoir développer et établir de bonnes relations avec le public au téléphone et en personne.
- Très bonne maîtrise en bureautique et informatique : Excel, Word, gestion de base de données, messagerie, Internet en général.
- Connaissances sur les logiciels EBP (comptabilité), Orphée et 3A seraient un plus.
- Permis B et véhiculé afin de pouvoir se déplacer sur les établissements scolaires le cas échéant.
Conformément à notre engagement en faveur de l'inclusion, la priorité de recrutement sera accordée aux candidats bénéficiant d'une Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH).
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireSa Mission :
* Accueil et secrétariat :
- Accueil du public durant les horaires de travail.
- Renseignements téléphoniques et prise de rendez-vous.
- Traitement et classement du courrier électronique et papier.
- Rédaction et traitement des courriers papier.
- Les mails et courriers importants à destination des partenaires, aux officiels, à la région, à la préfecture ainsi qu'aux établissements, doivent être vérifiés par un membre du bureau avant envoi.
* Gestion administrative :
- Saisie des factures, tenue du cahier de caisse, saisie des opérations comptables sur le logiciel de comptabilité EBP en collaboration avec la bénévole comptable et/ou le cabinet d'expertise comptable.
- Suivi et relance des paiements et suivi régulier sur les « en-cours » avec le trésorier.
- Archivage papier et numérique des pièces comptables et administratives respectant les procédures internes.
- Assistance au montage et suivi des dossiers de demandes de subventions publiques en collaboration avec le bureau.
- Préparation des dossiers administratifs (pré-saisie, photocopies, envois, etc.).
- Rédaction des comptes-rendus des diverses réunions et entretiens.
* Missions générales et vie associative :
- Saisie et suivi des adhésions, mise à jour mensuelle des fichiers adhérents et partenaires.
- Représentation de l'association sur divers évènements (tenue de stand et évènements de promotion auprès des établissements et partenaires).
- Relecture des outils de communication (flyers, dossiers de présentation, communiqués de presse), avant validation par le bureau.
- Gestion avec la responsable administrative de la communication générale de l'association.
- Préparation des calendriers de distribution et restitution des manuels scolaires.
- Participation aux campagnes de distribution et restitution des manuels scolaires après validation avec le bureau.
Profil souhaité :
- Diplôme (Bac Pro à Bac+2) ou expérience significative (2 ans minimum) en secrétariat et assistanat de direction.
- A l'aise avec l'outil téléphonique.
- Polyvalence, rigueur et bienveillance.
- Avoir le sens de la hiérarchie et de la discrétion.
- Avoir le sens du contact.
- Sens de l'organisation et esprit d'initiative.
- Savoir gérer son temps et mettre en priorité ses travaux.
- Bonne notion de gestion et de comptabilité.
- Très bonne capacité rédactionnelle.
- Excellente maîtrise de l'orthographe.
- Très bonne élocution.
- Sensibilité aux alternatives, connaissance du terrain militant.
- Savoir développer et établir de bonnes relations avec le public au téléphone et en personne.
- Très bonne maîtrise en bureautique et informatique : Excel, Word, gestion de base de données, messagerie, Internet en général.
- Connaissances sur les logiciels EBP (comptabilité), Orphée et 3A seraient un plus.
- Permis B et véhiculé afin de pouvoir se déplacer sur les établissements scolaires le cas échéant.
Conformément à notre engagement en faveur de l'inclusion, la priorité de recrutement sera accordée aux candidats bénéficiant d'une Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH).
