informations générales
Grenoble
La CFDT Auvergne-Rhône-Alpes recrute son secrétaire administratif H/F en CDD à temps plein pour son unité de Grenoble.
Cadre de la mission 1 : Gestion administrative de la formation syndicale et appuis sur le suivi administratif de différents dossiers thématique
Participer à la préparation du calendrier, du catalogue, et à la mise à jour des documents administratifs (feuille d'émargement, liste de participants, attestations, chevalets, note de frais).
Programmer et suivre la communication autour de l'offre de formation, anticiper et préparer les relances auprès des syndicats, et proposer des modalités ou support de communication exceptionnels.
Organiser des sessions de formation dans le respect des procédures et en relation avec les responsables.
Gestion de l'information entrante et sortante, transmission et classement, préparation et/ou mise en forme de mail et de support de présentations.
Aide à la production ou mise en forme de documents (convention, projets, bilans ), transmission, classement.
Gestion administrative de base de données (mandatés, organismes, justificatifs ).
Appui logistique ou administratif (programmation, aménagement des salles, accueil), pour les activités récurrentes (journées à thème, formation, réunion ) ou exceptionnelles (projet, évènements, services aux syndicats ).
*Cadre de la mission 2 : Accueillir, orienter, renseigner les travailleurs et les militants
Accueil physique et téléphonique, gestion du standard, traitement des mails et du courrier
Répondre aux demandes qui relève de la mission d'accueil (gestion des agendas, réservation des salles, transmission d'information ) et/ou orienter les personnes selon leur demande (prise de rendez-vous, mise en relation interne ou externe )
Préoccupation quant à l'environnement et aux conditions d'accueil (rangement du matériel, configuration des salles, gestion des affichages et revues, accueil café/viennoiserie )
*Cadre de la mission 3 : Appui administratif à la fonction logistique/gestion/système d'information
Vérifier les notes de frais suivant les procédures en vigueur et les traiter sur le plan administratif (validité des pièces justificatives et cohérence des éléments déclaratifs), ce dans le cadre des procédures en vigueur
Préparer des ordres de paiement, de facturation, de virement, dans le cadre des procédures en vigueur.
Anticiper et suivre le traitement des besoins matériels de l'UTI et des UPI de l'Isère. Anticiper et préparer les achats de petits matériels et apporter son concours à des recherches et production de comparatifs de devis. Identifier les principaux interlocuteurs des prestataires (copieurs, propreté, restauration, matériel de visibilité ), et suivre l'exécution des prestations.
Suivre le déploiement et l'utilisation des systèmes d'information et de partage de donnée dans un aspect matériel et fonctionnel (Infogérance, gestion des boîtes mail, déploiement du sharepoint et du Onedrive )
Programmation :
- Du Lundi au Vendredi.
- Travail en journée
- Temps plein à 33h30 hebdomadaire
- Fin du CDD prévue : 20 décembre 2024
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Participer à la préparation du calendrier, du catalogue, et à la mise à jour des documents administratifs (feuille d'émargement, liste de participants, attestations, chevalets, note de frais).
Programmer et suivre la communication autour de l'offre de formation, anticiper et préparer les relances auprès des syndicats, et proposer des modalités ou support de communication exceptionnels.
Organiser des sessions de formation dans le respect des procédures et en relation avec les responsables.
Gestion de l'information entrante et sortante, transmission et classement, préparation et/ou mise en forme de mail et de support de présentations.
Aide à la production ou mise en forme de documents (convention, projets, bilans ), transmission, classement.
Gestion administrative de base de données (mandatés, organismes, justificatifs ).
Appui logistique ou administratif (programmation, aménagement des salles, accueil), pour les activités récurrentes (journées à thème, formation, réunion ) ou exceptionnelles (projet, évènements, services aux syndicats ).
*Cadre de la mission 2 : Accueillir, orienter, renseigner les travailleurs et les militants
Accueil physique et téléphonique, gestion du standard, traitement des mails et du courrier
Répondre aux demandes qui relève de la mission d'accueil (gestion des agendas, réservation des salles, transmission d'information ) et/ou orienter les personnes selon leur demande (prise de rendez-vous, mise en relation interne ou externe )
Préoccupation quant à l'environnement et aux conditions d'accueil (rangement du matériel, configuration des salles, gestion des affichages et revues, accueil café/viennoiserie )
*Cadre de la mission 3 : Appui administratif à la fonction logistique/gestion/système d'information
Vérifier les notes de frais suivant les procédures en vigueur et les traiter sur le plan administratif (validité des pièces justificatives et cohérence des éléments déclaratifs), ce dans le cadre des procédures en vigueur
Préparer des ordres de paiement, de facturation, de virement, dans le cadre des procédures en vigueur.
Anticiper et suivre le traitement des besoins matériels de l'UTI et des UPI de l'Isère. Anticiper et préparer les achats de petits matériels et apporter son concours à des recherches et production de comparatifs de devis. Identifier les principaux interlocuteurs des prestataires (copieurs, propreté, restauration, matériel de visibilité ), et suivre l'exécution des prestations.
Suivre le déploiement et l'utilisation des systèmes d'information et de partage de donnée dans un aspect matériel et fonctionnel (Infogérance, gestion des boîtes mail, déploiement du sharepoint et du Onedrive )
Programmation :
- Du Lundi au Vendredi.
- Travail en journée
- Temps plein à 33h30 hebdomadaire
- Fin du CDD prévue : 20 décembre 2024
