Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil du public:
- Gérer les appels téléphonique entrants et sortants, renseigner les interlocuteurs, transférer les appels
- Gérer les messages vocaux: rappels, transmission aux bons interlocuteurs
- Gérer les mails et leur transmissions aux bons interlocuteurs, mails d'information aux adhérents et communications externe
- Utiliser le logiciel métier de l'association (EGYLA), utiliser les outils de gestion Excel
- Créer un compte famille
- Gérer les commandes, factures,...
- Gérer les inscriptions et le règlement.
- Créer, Suivre et renseigner les comptes des adhérents: vérification des données, relances,
- Etablir les reçus fiscaux CERFA (de dons n° 11580*03 aux adhérents et sociétés, n° 11580*03 concernant les frais kilométriques des bénévoles...) - Renseigner le tableau de suivi de ces CERFA
Pôle jeunesse :
- Gérer les dossiers de renseignements des enfants inscrits au pôle jeunesse et veiller à leur complétude (relance des parents)
- Compléter les fichiers de suivi Excel du pôle jeunesse
Gestion administrative :
- Gérer le courrier, son suivi et sa distribution
- Rédiger des courriers
- Diffuser les informations demandées par les responsables de sections après validation du directeur

ACTIVITES SUPPLEANTES
- Participation à l'élaboration, à la réalisation et aux rangements des manifestations événementielles
- Participer à l'organisation et au déroulement des assemblées Générales ordinaires et extraordinaires
- Participation éventuelle sur demande à certains conseils d'administrations ou réunions de commissions

COMPETENCES REQUISES
- Découverte de l'association, son histoire, son fonctionnement, respect du projet associatif
- Aisance rédactionnelle avec parfaite maîtrise de l'orthographe et des règles typographiques
- Maitrise du logiciel métier
- Maitrise des outils informatiques et bureautiques (Microsoft Office Word, Excel, Internet.)
- Maitrise de la boîte mail Outlook et Microsoft 365
- Travail en équipe et en autonomie
- Connaître le fonctionnement global de l'association (à qui s'adresser si problème rencontré, l'organigramme de l'association, les tâches et activités de chacun des salariés, bénévoles et intervenants, les activités proposées aux adhérents, les manifestations prévues par l'association,.)
- Gérer son temps dans l'organisation des tâches en fonction des priorités
- Respecter les consignes du responsable hiérarchique
- Savoir remonter des informations utiles et significatives aux bons interlocuteurs : auprès des services administratifs, adhérents, direction, président de section,...
- Transmettre les informations liées aux ressources humaines au comptable et au Directeur (absences justifiées, CP, maladie, ..)
- Faculté d'adaptation

Notre Objectif est de pérenniser le poste.
***Une courte période d'immersion sera mise en place avant le démarrage du contrat afin de découvrir la pratique concrète des activités.***