informations générales
Bordeaux
Secrétaire polyvalente
Objectif principal :
Assurer le soutien administratif, organisationnel et logistique de l'entreprise en prenant en charge un large éventail de tâches
pour permettre une gestion fluide et efficace.
Missions et responsabilités :
1. Gestion administrative :
- Réception et tri du courrier (postal et électronique), réponse aux emails courants.
- Rédaction de courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs.
- Classement, archivage et gestion documentaire (physique et numérique).
- Préparation et mise à jour des dossiers administratifs.
- Suivi des échéances administratives (déclarations, contrats, etc.).
2. Gestion de l'agenda et organisation :
- Planification des rendez-vous et réunions, gestion des calendriers.
- Préparation des réunions (convocation, ordre du jour, prise de notes, compte rendu).
- Organisation des déplacements (réservations de billets, hôtels, véhicules).
- Coordination des plannings avec les différentes équipes.
3. Accueil et communication :
- Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires.
- Transmission des messages aux personnes concernées.
- Interface entre les différents interlocuteurs internes et externes.
4. Support aux ressources humaines :
- Suivi des absences, congés et plannings des employés.
- Préparation des dossiers pour les nouveaux employés (contrats, fiches de poste).
- Suivi des documents nécessaires à la paie (heures travaillées, primes, etc.).
- Aide à la gestion des formations et des recrutements (tri des CV, prises de rendez-vous).
5. Support comptable et financier :
- Préparation des factures et suivi des paiements (clients et fournisseurs).
- Gestion des notes de frais et suivi des justificatifs.
- Suivi des relances pour les factures impayées.
- Assistance au comptable : collecte et transmission des documents nécessaires.
6. Organisation logistique :
- Gestion des fournitures de bureau (suivi des stocks et commandes).
- Organisation des événements internes ou externes (séminaires, formations).
- Gestion des contrats de maintenance et des prestataires externes.
7. Gestion des projets et reporting :
- Suivi des projets en cours, mise à jour des tableaux de bord.
- Coordination des actions entre les équipes et suivi des deadlines.
- Préparation de rapports ou synthèses à la demande de la direction.
8. Support commercial et relation client :
- Rédaction et envoi de devis.
- Suivi des contrats clients.
- Assistance à la mise en place d'actions de communication (newsletter, réseaux sociaux, etc.).
- Réception et traitement des réclamations clients.
9. Veille et conformité :
- Veille réglementaire et mise à jour des informations nécessaires à l'entreprise.
- Gestion des documents liés aux normes de sécurité ou aux certifications.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireObjectif principal :
Assurer le soutien administratif, organisationnel et logistique de l'entreprise en prenant en charge un large éventail de tâches
pour permettre une gestion fluide et efficace.
Missions et responsabilités :
1. Gestion administrative :
- Réception et tri du courrier (postal et électronique), réponse aux emails courants.
- Rédaction de courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs.
- Classement, archivage et gestion documentaire (physique et numérique).
- Préparation et mise à jour des dossiers administratifs.
- Suivi des échéances administratives (déclarations, contrats, etc.).
2. Gestion de l'agenda et organisation :
- Planification des rendez-vous et réunions, gestion des calendriers.
- Préparation des réunions (convocation, ordre du jour, prise de notes, compte rendu).
- Organisation des déplacements (réservations de billets, hôtels, véhicules).
- Coordination des plannings avec les différentes équipes.
3. Accueil et communication :
- Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires.
- Transmission des messages aux personnes concernées.
- Interface entre les différents interlocuteurs internes et externes.
4. Support aux ressources humaines :
- Suivi des absences, congés et plannings des employés.
- Préparation des dossiers pour les nouveaux employés (contrats, fiches de poste).
- Suivi des documents nécessaires à la paie (heures travaillées, primes, etc.).
- Aide à la gestion des formations et des recrutements (tri des CV, prises de rendez-vous).
5. Support comptable et financier :
- Préparation des factures et suivi des paiements (clients et fournisseurs).
- Gestion des notes de frais et suivi des justificatifs.
- Suivi des relances pour les factures impayées.
- Assistance au comptable : collecte et transmission des documents nécessaires.
6. Organisation logistique :
- Gestion des fournitures de bureau (suivi des stocks et commandes).
- Organisation des événements internes ou externes (séminaires, formations).
- Gestion des contrats de maintenance et des prestataires externes.
7. Gestion des projets et reporting :
- Suivi des projets en cours, mise à jour des tableaux de bord.
- Coordination des actions entre les équipes et suivi des deadlines.
- Préparation de rapports ou synthèses à la demande de la direction.
8. Support commercial et relation client :
- Rédaction et envoi de devis.
- Suivi des contrats clients.
- Assistance à la mise en place d'actions de communication (newsletter, réseaux sociaux, etc.).
- Réception et traitement des réclamations clients.
9. Veille et conformité :
- Veille réglementaire et mise à jour des informations nécessaires à l'entreprise.
- Gestion des documents liés aux normes de sécurité ou aux certifications.
