Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

Définition du poste
Accueillir et orienter les interlocuteurs, organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une
équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des
communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique
(déplacements professionnels, organisation des réunions, etc.).
Participer au processus comptable, de l'émission de la commande à celle des titres de recette, dans le
cadre d'un contrôle budgétaire et des marchés publics.

Missions principales
Secrétariat
- Accueil et orientation physique et téléphonique des personnes
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques et informatiques
- Recueil, saisie, mise à jour et sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers
- Gestion et coordination médico-administrative
o Gestion des dossiers administratifs
o Gestion des agendas et Organisation de réunions, visites
- Prise de notes, conception et rédaction de documents
- Saisie des données liées à son activité (rapport d'activité)
- Traitement des courriers, factures, dossiers, documents (enregistrement, tri, diffusion,
classement, archivage)
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau
- Participation à la mise en œuvre du projet d'établissement dans son domaine de compétence
Gestion des marchés et des dépenses
- Exécution et suivi des marchés
- Réception, liquidation
- Contrôle du pré-mandatement : contrôle de l'imputation comptable, Relevé d'Identité Bancaire
(RIB), montant