informations générales
Puy-en-Velay
Création de poste d'une secrétaire du Responsable informatique et du Directeur des Finances et du Numérique du GHT pour la partie numérique
Poste à 80% ou 100%
Mission du poste :
Organiser pour le Responsable du Service Informatique et du Directeur des finances et du numérique du GHT la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions.)
Définition précise du poste :
- Gestion de l'agenda électronique
- Relève de la boite mail électronique (instruction/diffusion/suites à donner/suivi)
- Gestion du courrier postal reçu
- Diffusion du courrier postal après visa du responsable SI ou du directeur des finances et du numérique du GHT
- Réception des télécopies et diffusion
- Gestion des appels téléphoniques
- Assiste au quotidien le responsable du service informatique et le directeur des finances et du numérique du GHT dans la gestion des dossiers courants
- Gestion du planning et des astreintes du service informatique
- Saisie des courriers, notes, comptes-rendus, rapports émis par le directeur des finances et du numérique du GHT
- Organisation des déplacements du directeur des finances et du numérique du GHT pour les formations, missions et réunions en externe du domaine numérique
- Réception des signataires émanant des directions fonctionnelles puis rediffusion après signature du directeur des finances et du numérique du GHT ou du responsable du service informatique
- Gestion des réunions de service (recensement des questions, préparation de la trame, mise en forme du relevé de décisions)
- Gestion du classement archivage des documents et des dossiers de la direction des finances et du numérique du GHT pour la partie numérique
- Préparation des dossiers pour le Directeur des finances et du numérique du GHT pour les instances (CS, Directoire, CTE, CME.) auxquelles il doit participer
- Organisation de réunions internes et externes pour le directeur des finances et du numérique et le responsable du service informatique (programmation, convocations/invitations)
- Gestion du secrétariat des réunions du COPIL SI / SSI du GHT et du club utilisateurs du GHT
- Constituer un binôme avec la gestionnaire financière, achats et marchés publics du service informatique afin d'assurer une continuité de service
Aptitudes, capacités et qualités requises :
- Réactivité
- Esprit de synthèse et d'anticipation
- Esprit d'équipe
- Accueillir et orienter les personnes, les groupes.
- Définir et adapter un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports
- S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Utiliser les outils bureautiques
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Mission du poste :
Organiser pour le Responsable du Service Informatique et du Directeur des finances et du numérique du GHT la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions.)
Définition précise du poste :
- Gestion de l'agenda électronique
- Relève de la boite mail électronique (instruction/diffusion/suites à donner/suivi)
- Gestion du courrier postal reçu
- Diffusion du courrier postal après visa du responsable SI ou du directeur des finances et du numérique du GHT
- Réception des télécopies et diffusion
- Gestion des appels téléphoniques
- Assiste au quotidien le responsable du service informatique et le directeur des finances et du numérique du GHT dans la gestion des dossiers courants
- Gestion du planning et des astreintes du service informatique
- Saisie des courriers, notes, comptes-rendus, rapports émis par le directeur des finances et du numérique du GHT
- Organisation des déplacements du directeur des finances et du numérique du GHT pour les formations, missions et réunions en externe du domaine numérique
- Réception des signataires émanant des directions fonctionnelles puis rediffusion après signature du directeur des finances et du numérique du GHT ou du responsable du service informatique
- Gestion des réunions de service (recensement des questions, préparation de la trame, mise en forme du relevé de décisions)
- Gestion du classement archivage des documents et des dossiers de la direction des finances et du numérique du GHT pour la partie numérique
- Préparation des dossiers pour le Directeur des finances et du numérique du GHT pour les instances (CS, Directoire, CTE, CME.) auxquelles il doit participer
- Organisation de réunions internes et externes pour le directeur des finances et du numérique et le responsable du service informatique (programmation, convocations/invitations)
- Gestion du secrétariat des réunions du COPIL SI / SSI du GHT et du club utilisateurs du GHT
- Constituer un binôme avec la gestionnaire financière, achats et marchés publics du service informatique afin d'assurer une continuité de service
Aptitudes, capacités et qualités requises :
- Réactivité
- Esprit de synthèse et d'anticipation
- Esprit d'équipe
- Accueillir et orienter les personnes, les groupes.
- Définir et adapter un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports
- S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Utiliser les outils bureautiques
