informations générales
Morhange
Premier contact avec l'établissement, le(la) secrétaire administrative est l'image de l'établissement.
Il(elle) assure la gestion des appels téléphoniques, des entrées et sorties de l'établissement.
Il(elle) effectue des travaux administratifs dans divers domaines (secrétariat, RH, logistique, achats,.) en lien avec les différents services de l'établissement.
Vos missions :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées et des visiteurs :
Accueillir, renseigner et orienter le public sur place ou par téléphone ;
Recevoir, filtrer et orienter les appels ;
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
Recenser et saisir les données d'appel des personnes accompagnées quotidiennement ;
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'établissement (connaître l'organigramme et les missions des différents services).
- Gérer les moyens matériels de l'établissement :
Gérer le calendrier de réservation et tenir le planning des salles ;
Gérer le calendrier de réservation des véhicules de service.
- Gérer le courrier :
Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
Trier et transmettre le courrier aux interlocuteurs
Mettre sous pli et affranchir
- Gérer la médecine du travail :
Gérer et suivre les rendez-vous à la médecine du travail des professionnels et personnes accompagnées ;
Gérer l'organisation des visites médicales au sein de l'établissement.
- Gérer les transports :
Assurer le renouvellement des abonnements de transport des personnes accompagnées ;
Assurer les réservations et annulations de transport des personnes accompagnées ;
Gérer les défauts de transport ;
Effectuer un bilan des prestations de transport.
- Gérer les commandes fournisseurs :
Assurer les commandes fournisseurs ;
Réceptionner les commandes fournisseurs en lien avec les autres secteurs d'activité
- Autres missions liées au poste :
Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux ;
Participer à la démarche qualité de l'établissement.
Prise de poste à compter du 01/04/2025.
Ce Poste est ouvert aux personnes bénéficiant d'une RQTH.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireIl(elle) assure la gestion des appels téléphoniques, des entrées et sorties de l'établissement.
Il(elle) effectue des travaux administratifs dans divers domaines (secrétariat, RH, logistique, achats,.) en lien avec les différents services de l'établissement.
Vos missions :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées et des visiteurs :
Accueillir, renseigner et orienter le public sur place ou par téléphone ;
Recevoir, filtrer et orienter les appels ;
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
Recenser et saisir les données d'appel des personnes accompagnées quotidiennement ;
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'établissement (connaître l'organigramme et les missions des différents services).
- Gérer les moyens matériels de l'établissement :
Gérer le calendrier de réservation et tenir le planning des salles ;
Gérer le calendrier de réservation des véhicules de service.
- Gérer le courrier :
Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
Trier et transmettre le courrier aux interlocuteurs
Mettre sous pli et affranchir
- Gérer la médecine du travail :
Gérer et suivre les rendez-vous à la médecine du travail des professionnels et personnes accompagnées ;
Gérer l'organisation des visites médicales au sein de l'établissement.
- Gérer les transports :
Assurer le renouvellement des abonnements de transport des personnes accompagnées ;
Assurer les réservations et annulations de transport des personnes accompagnées ;
Gérer les défauts de transport ;
Effectuer un bilan des prestations de transport.
- Gérer les commandes fournisseurs :
Assurer les commandes fournisseurs ;
Réceptionner les commandes fournisseurs en lien avec les autres secteurs d'activité
- Autres missions liées au poste :
Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux ;
Participer à la démarche qualité de l'établissement.
Prise de poste à compter du 01/04/2025.
Ce Poste est ouvert aux personnes bénéficiant d'une RQTH.
