Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

Offre en CDD jusqu'au 11/07/25 pour un remplacement dans un établissement scolaire.
Temps partiel (organisation possible en 2 journées par semaine, ou 4 demi journées).


Vos missions:

- Accueillir et prendre en charge les visiteurs et/ou les appels téléphoniques.
- Traiter en autonomie des problèmes simples, reformuler les demandes et orienter vers l'interlocuteur qualifié
pour apporter la réponse.
- Assurer le suivi administratif éventuel des visites (journal des appels, journal des visites.).
- Prendre en charge des tâches et activités administratives liées aux familles (dossiers d'inscriptions, dossiers de
bourse, relations familles.) ou aux apprenants (dossiers scolaires, inscription aux examens,.).

Positionnement du poste
- Responsable hiérarchique : le chef d'établissement
- Liens fonctionnels :
o L'ensemble de l'équipe pédagogique et éducative de l'établissement
o L'équipe administrative de l'établissement
o Les élèves et leurs familles
o Toutes les personnes contactant l'établissement

Missions communes à tous les salariés OGEC
- Contribuer à faire vivre et à promouvoir le projet éducatif de l'établissement
- Contribuer à faire vivre le projet éducatif lasallien et le projet pastoral qui y est attaché
- Contribuer au développement d'un esprit d'équipe constructif
- Faire preuve d'une réelle conscience professionnelle
- Contribuer à la bonne image de l'établissement et à son bon fonctionnement

Missions principales
Accueil/standard : accueillir et prendre en charge les visiteurs et/ou les appels téléphoniques.
- Accueillir les visiteurs et les orienter,
- Surveiller l'accès à l'établissement (répondre à l'interphone, ouvrir a distance le portail, etc.),
- Surveiller l'accueil (présence des élèves),
- Traiter en autonomie les demandes, les reformuler et orienter vers l'interlocuteur qualifié pour apporter la
réponse si besoin,
- Donner les clés des salles spécifiques et tenir le registre,
- Assurer le suivi administratif éventuel des visites,
- Assurer le suivi et la redirection des messages de la boîte mail générique de l'établissement,
- Réceptionner les livraisons et alerter les personnes concernées.
Secrétariat administratif (en lien avec la secrétaire de scolarité) : prendre en charge des tâches et activités
administratives liées aux familles ou aux apprenants.
- Suivi des inscriptions (rdv, dossiers,.)
- Suivi des dossiers de bourse
- Inscription aux examens

Compétences
- Attitude accueillante et bienveillante
- Fibre éducative
- Sang-froid, calme et écoute face aux différentes demandes
- Bonne maîtrise des outils informatiques (suite Office), et appétence pour se former aux outils spécifiques d'un
établissement scolaire
- Travail en équipe
- Rigueur administrative
- Discrétion
- Capacité à rendre compte régulièrement