Secrétaire administratif / administrative

Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris.
L'université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le
domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales.
L'UFR Langues, littératures, civilisations et sociétés étrangères (LLCSE) couvre une très large gamme d'aires
linguistiques et culturelles, allant de l'anglais au sanskrit.
Ses sept départements d'études offrent des formations pluridisciplinaires fortement diversifiées, les unes, plus
classiques, ouvertes sur les carrières de l'enseignement et de la recherche, les autres orientées vers les
métiers du secteur tertiaire.
Le/la secrétaire pédagogique est placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Responsable
Administrative de Composante de I'UFR et l'autorité fonctionnelle de la direction du département et du
secrétaire pédagogique principal. Le/la secrétaire pédagogique travaille également en collaboration avec le
Responsable Administratif de Composante adjoint chargé d'assurer la coordination des opérations collectives
de scolarité pour I'ensemble de I'UFR.
Le /la secrétaire pédagogique assure la gestion administrative des formations au niveau Licence et Master
offertes par le département d'études orientales.
Accueil physique et téléphonique des étudiant-e-s et des enseignant-e-s du département :
- Gestion du courrier et de la messagerie électronique
-Participation à l'élaboration de supports d'information pour I 'offre de formation du département
(brochures, fiches diplômes, pages web, ...)
- Renseigner et mettre à jour les supports pédagogiques
- Collecter et vérifier les conventions de stage
-Archiver et classer
- Afficher les emplois du temps et diverses informations ponctuelles
- Participer au Conseil de département

Assurer la préparation et le suivi de la campagne d'admission des étudiant(e)s du département :
-Assurer le suivi des dossiers de candidatures reçus par eCandidat en collaboration avec les
présidents des commissions pédagogiques des différentes formations

Gérer l'inscription pédagogique des étudiant (e)s :
- Gérer les inscriptions pédagogiques : paramétrage et suivi des IPWeb en lien avec l'équipe
pédagogique, traitement des dérogations, gestions des difficultés liées à l'inscription pédagogique des
étudiant(e)s (cas particuliers), etc.
- Gérer les contrats d'études et l'inscription pédagogique des étudiants Erasmus /échanges
internationaux

Gérer les résultats et la saisie des notes :
- Informer les enseignant(e)s sur la saisie des notes à distance
- Participer à la campagne de saisie des notes à distance
- Suivi de la collecte des notes et des PV de soutenance
- Maquetter, saisir et éditer les relevés de notes et procès-verbaux
- Préparer et assurer le secrétariat des jurys
- Vérifier les PV de résultats et saisir des points de jury
- Gérer les réclamations

Recueillir les modalités de contrôle des connaissances et examens :
- Saisie et mise à jour des modalités de contrôle des éléments pédagogiques
Mise en place des emplois du temps :
- Aide au secrétaire principal dans l'élaboration des emplois du temps
- Affichage des emplois du temps
- Gestion des absences des enseignant(e)s