Secrétaire administratif / administrative

Vos missions générale : Assurer le bon fonctionnement des tâches administratives et commerciales de l'entreprise en garantissant la gestion efficace des dossiers et le soutien administratif et commercial à l'équipe.

1/ Gestion Administrative et commerciale :
* Accueil et standard téléphonique :
=> Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et rediriger les appels vers les personnes concernées.
=> Accueillir physiquement les visiteurs et les orienter selon leurs besoins.
* Gestion du courrier :
=> Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant
=> Rédiger et envoyer le courrier sortant (lettres, emails, colis, etc.).
* Organisation des documents administratifs :
=> Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs (papier et électronique).
=> Tenir à jour les bases de données et fichiers administratifs (contacts, correspondances, etc.).
=> Gérer les avoirs et les retours défectueux des livraisons
* Suivi des fournitures de bureau :
=> Gérer les commandes de fournitures, veiller aux stocks et assurer une bonne gestion des consommables.
=> Gérer les besoins des magasins en monnaie et fournitures

2/ Support Administratif :
* Assistance aux équipes :
=> Fournir un soutien administratif à l'ensemble des équipes en fonction des besoins (réalisation de présentations, gestion des documents, etc.).
=> Aider à l'organisation des déplacements professionnels (réservation de billets, hôtels, etc.).
* Gestion des contrats et des documents légaux :
=> Assurer le suivi et la gestion des contrats de prestataires, des assurances, baux commerciaux et autres documents légaux.
=> Tenir à jour les dossiers administratifs des salariés (contrats de travail, documents RH, etc.).
* Suivi des tableaux de bord :
=> Aider à la mise à jour et au suivi des tableaux de bord de gestion administrative et comptable.
=> Participer à la collecte et à l'analyse des données pour le Reporting interne.

Compétences requises :
* Compétences techniques :
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Bonne capacité de gestion des priorités et respect des délais.
- Bon niveau Anglais
* Compétences personnelles :
- Sens de l'organisation et rigueur.
- Bon relationnel et capacité à travailler en équipe.
- Autonomie et proactivité.
- Discrétion et sens de la confidentialité.