informations générales
Charnècles
POSTE A TEMPS PARTIEL EN REMPLACEMENT
Missions :
1 Accueil principal de la collectivité:
-Accueil physique et téléphonique du public avec amabilité, prendre les messages, s'exprimer clairement et reformuler les demandes, recevoir, filtrer et orienter les appels , appliquer les règles de communication et de protocole, mettre en relation des correspondants, gérer les situations de stress et réguler les tensions, réagir avec pertinence aux situations d'urgence, conserver neutralité et objectivité face aux situations, s'adapter aux publics de cultures différentes,
réguler l'entrée des visiteurs, faire appliquer les consignes de sécurité.
-Renseignement et orientation du public : identifier et gérer la demande et son degré d'urgence, rédiger et présenter des documents d'information et de communication, orienter vers les personnes et services compétents, renseigner sur le fonctionnement de la collectivité, aider à rédiger des documents administratifs.
-Gestion de l'affichage : diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage.
2 - Service population et agent d'état civil :
-réceptionner et contrôler les déclarations et établissement des actes d'état civil, accueillir et renseigner le public (procédure, filiation ), établir et suivre les dossiers de mariage (pays étrangers, traducteurs), établir les actes de publication et les livrets de famille, assister l'élu lors des cérémonies, tenir les registres d'état civil : délivrer les extraits de registre, rédiger les mentions.
Procéder au recensement militaire.
-Gestion du cimetière : renseigner les familles, appliquer les procédures en lien avec le cimetière, gérer et mettre à jour les données du cimetière, faire le lien avec les pompes funèbres, délivrer les titres de concessions, faire le lien entre les habitants et la trésorerie pour les règlements de concessions.
- Gestion des élections : effectuer le suivi des listes électorales, préparer les éléments pour tirage au sort des jurys d'assises.
- Recensement de la population : participer à la campagne organisée par l'INSEE.
3 - Gestion administrative :
Prendre des notes et mettre en forme des documents, recevoir, filtrer et réorienter tous types de courriers, gérer et actualiser une base d'information, rechercher des informations, vérifier la validité des informations traitées, utiliser l'outil informatique et les logiciels métiers, rédiger des courriers, tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires.
Gestion de l'information, classement et archivage de documents, réceptionner, enregistrer les dossiers,
photocopier, scanner les documents, trier, classer et archiver les documents.
Planification et suivi, gérer les agendas, prendre les rendez-vous, renseigner des tableaux de suivi.
Secrétariat des services techniques.
4 - Scolaire et périscolaire :
Être en relation avec les parents, préparer les inscriptions à l'école, gérer les attestations d'inscription, suivre les dérogations, gérer les inscriptions et facturation au restaurant scolaire et à la garderie, commander les repas.
Organiser s'il y a lieu le service minimum en lieu avec l'élu en charge des affaires scolaires.
5 - Portage des repas :
Informer le public, enregistrer les inscriptions, commander les repas, être en lien avec l'agent en charge de la livraison, suivre les anomalies.
Avoir une première expérience significative en secrétariat administratif/agent d'accueil du public ou au moins une formation BAC Pro secrétariat.
Poste à pourvoir fin mai/début Juin, en CDI avec 3 mois de période d'essai.
Salaire: Echelle C1 de la grille FPT+ prime mensuelle 104 euros et prime annuelle sur efficience 480 euros.
Adresser candidature complète CV+lettre de motivation avant le 08/11/2024
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMissions :
1 Accueil principal de la collectivité:
-Accueil physique et téléphonique du public avec amabilité, prendre les messages, s'exprimer clairement et reformuler les demandes, recevoir, filtrer et orienter les appels , appliquer les règles de communication et de protocole, mettre en relation des correspondants, gérer les situations de stress et réguler les tensions, réagir avec pertinence aux situations d'urgence, conserver neutralité et objectivité face aux situations, s'adapter aux publics de cultures différentes,
réguler l'entrée des visiteurs, faire appliquer les consignes de sécurité.
-Renseignement et orientation du public : identifier et gérer la demande et son degré d'urgence, rédiger et présenter des documents d'information et de communication, orienter vers les personnes et services compétents, renseigner sur le fonctionnement de la collectivité, aider à rédiger des documents administratifs.
-Gestion de l'affichage : diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage.
2 - Service population et agent d'état civil :
-réceptionner et contrôler les déclarations et établissement des actes d'état civil, accueillir et renseigner le public (procédure, filiation ), établir et suivre les dossiers de mariage (pays étrangers, traducteurs), établir les actes de publication et les livrets de famille, assister l'élu lors des cérémonies, tenir les registres d'état civil : délivrer les extraits de registre, rédiger les mentions.
Procéder au recensement militaire.
-Gestion du cimetière : renseigner les familles, appliquer les procédures en lien avec le cimetière, gérer et mettre à jour les données du cimetière, faire le lien avec les pompes funèbres, délivrer les titres de concessions, faire le lien entre les habitants et la trésorerie pour les règlements de concessions.
- Gestion des élections : effectuer le suivi des listes électorales, préparer les éléments pour tirage au sort des jurys d'assises.
- Recensement de la population : participer à la campagne organisée par l'INSEE.
3 - Gestion administrative :
Prendre des notes et mettre en forme des documents, recevoir, filtrer et réorienter tous types de courriers, gérer et actualiser une base d'information, rechercher des informations, vérifier la validité des informations traitées, utiliser l'outil informatique et les logiciels métiers, rédiger des courriers, tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires.
Gestion de l'information, classement et archivage de documents, réceptionner, enregistrer les dossiers,
photocopier, scanner les documents, trier, classer et archiver les documents.
Planification et suivi, gérer les agendas, prendre les rendez-vous, renseigner des tableaux de suivi.
Secrétariat des services techniques.
4 - Scolaire et périscolaire :
Être en relation avec les parents, préparer les inscriptions à l'école, gérer les attestations d'inscription, suivre les dérogations, gérer les inscriptions et facturation au restaurant scolaire et à la garderie, commander les repas.
Organiser s'il y a lieu le service minimum en lieu avec l'élu en charge des affaires scolaires.
5 - Portage des repas :
Informer le public, enregistrer les inscriptions, commander les repas, être en lien avec l'agent en charge de la livraison, suivre les anomalies.
Avoir une première expérience significative en secrétariat administratif/agent d'accueil du public ou au moins une formation BAC Pro secrétariat.
Poste à pourvoir fin mai/début Juin, en CDI avec 3 mois de période d'essai.
Salaire: Echelle C1 de la grille FPT+ prime mensuelle 104 euros et prime annuelle sur efficience 480 euros.
Adresser candidature complète CV+lettre de motivation avant le 08/11/2024
